माझगांव डॉक लिमिटेड — एसबी-वर्कशॉप एवं पाइप शॉप कार्यालय, ईस्ट यार्ड

परिचय (Introduction)

औद्योगिक संगठनों में उत्कृष्टता केवल आधुनिक मशीनों, इंजीनियरिंग विशेषज्ञता, तकनीकी ज्ञान और उत्पादन क्षमता से ही नहीं आती। इसके लिए यह भी जरूरी है कि कर्मचारी अपने कार्यस्थल को रोजाना कितने अनुशासन और जिम्मेदारी के साथ संभालते हैं। सामग्री को किस तरह रखा जाता है, औजारों की पहचान कैसे की जाती है, काम करने की जगह को कैसे व्यवस्थित रखा जाता है, उपकरणों तक पहुँच कितनी आसान है और कर्मचारियों को अपनी जिम्मेदारियाँ कितनी स्पष्ट हैं—इन सभी बातों का औद्योगिक कामकाज की एकरूपता और व्यवस्था पर प्रभाव पड़ सकता है।

यह सिद्धांत Shipbuilding और Marine Engineering जैसे क्षेत्रों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इन क्षेत्रों में कई तरह के Components, विशेष Fabrication Processes, Technical Drawings, Production Activities और अलग-अलग टीमों के बीच तालमेल की जरूरत होती है। पाइप बनाने और उससे जुड़े Workshop Operations में सामग्री को सही तरीके से संभालना, उसकी स्पष्ट पहचान रखना, उचित जगह पर स्टोर करना, सफाई बनाए रखना, सुरक्षित आवागमन सुनिश्चित करना और अलग-अलग चरणों में काम करने वाले कर्मचारियों के बीच सही संवाद बनाए रखना महत्वपूर्ण होता है।

इस Case Study में Mazagon Dock Limited के अंतर्गत बताई गई SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard को Five-S Workplace Management System को समझने का आधार बनाया गया है। उपलब्ध Project Information के अनुसार, इस परियोजना का Scope of Work Five-S Workplace Management System था। इसमें Product के रूप में 5S Certificate का उल्लेख है, जिसे 2015 में जारी किया गया था और जिसकी बताई गई वैधता 2018 तक थी।

इस Corporate Case Study का उद्देश्य इस सर्टिफिकेशन उपलब्धि के महत्व को समझाना, औद्योगिक Pipe Shop में Five-S के सिद्धांतों और उनके व्यावहारिक उपयोग पर चर्चा करना तथा यह बताना है कि कार्यस्थल को व्यवस्थित तरीके से संभालने वाली प्रणाली किसी संगठन के विकास में किस प्रकार सहयोग कर सकती है।

इस विषय पर चर्चा करते समय उपलब्ध परियोजना जानकारी और Five-S से मिलने वाले सामान्य संभावित लाभों के बीच अंतर समझना जरूरी है। इस कहानी में सर्टिफिकेट की तारीख और वैधता को उपलब्ध Project Brief में दी गई जानकारी के रूप में लिया गया है। हालाँकि, इस विशेष विभाग में उत्पादन बढ़ने, Defect Rates कम होने, लागत घटने, Safety Incidents कम होने, Revenue बढ़ने, Customer Satisfaction बेहतर होने या कर्मचारियों की Productivity में वृद्धि होने के स्वतंत्र प्रमाण उपलब्ध नहीं हैं।

इसलिए ऐसे परिणामों को इस विभाग की प्रमाणित ऐतिहासिक उपलब्धियों के रूप में प्रस्तुत करने के बजाय Five-S System के संभावित लाभों या समझाने के लिए दिए गए उदाहरणों के रूप में देखा जाना चाहिए।

इसी तरह, Five-S Certification और ISO 9001 Certification को एक ही नहीं समझना चाहिए। ISO 9001 एक Quality Management System से संबंधित मानक है, जिसकी अपनी आवश्यकताएँ, Scope और Certification Process होती है। दूसरी ओर, 5S Certificate संबंधित Assessment Scheme के अनुसार कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने और उसके प्रबंधन से जुड़ी प्रक्रियाओं को पहचान देता है। केवल 5S Certificate होने से ISO 9001 Certification की पुष्टि नहीं होती।

इसी पृष्ठभूमि को ध्यान में रखते हुए, आगे के दस अध्यायों में कार्यस्थल के अनुशासन का महत्व, सर्टिफिकेशन की भूमिका, प्रबंधन और कर्मचारियों की जिम्मेदारियाँ तथा Five-S Framework के माध्यम से औद्योगिक संगठनों के लिए लंबे समय में पैदा होने वाले सुधार के अवसरों पर चर्चा की गई है।

इस कहानी का मुख्य उद्देश्य यह समझाना है कि एक व्यवस्थित कार्यस्थल केवल साफ-सुथरा दिखाई देने तक सीमित नहीं होता। सही व्यवस्था, स्पष्ट जिम्मेदारियाँ, नियमित समीक्षा और लगातार सुधार की आदतें औद्योगिक कामकाज को अधिक अनुशासित और भरोसेमंद बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती हैं।

अध्याय 1 — Mazagon Dock Limited की विरासत, औद्योगिक वातावरण और दूरदृष्टि

1.1 औद्योगिक अनुभव से बनी एक महत्वपूर्ण संस्था

Mazagon Dock Limited, जिसे अब Mazagon Dock Shipbuilders Limited के नाम से जाना जाता है, भारत के Shipbuilding और Marine Engineering क्षेत्र में एक महत्वपूर्ण स्थान रखती है। कंपनी के आधिकारिक इतिहास के अनुसार, Mazagon Dock की शुरुआत 1774 में हुई थी, जब Mazagaon में एक छोटा Dry Dock स्थापित किया गया था। वर्ष 1934 में इसे एक Private Limited Company के रूप में शामिल किया गया और 1960 में यह सरकार के स्वामित्व में आ गई।

समय के साथ, यह संस्था जहाजों की मरम्मत करने वाली एक अपेक्षाकृत छोटी इकाई से विकसित होकर एक प्रमुख Shipbuilding Enterprise बनी, जो समुद्री क्षेत्र और रक्षा से जुड़ी महत्वपूर्ण जरूरतों को पूरा करती है।

कंपनी का यह औद्योगिक इतिहास हमें समझने में मदद करता है कि किसी बड़े संगठन की अलग-अलग वर्कशॉप और ऑफिस में कार्यस्थल का सही प्रबंधन कितना महत्वपूर्ण होता है। बड़े औद्योगिक संगठनों का काम कई विभागों के संयुक्त प्रयासों पर निर्भर करता है। हर विभाग की अपनी जिम्मेदारियाँ, तकनीकी आवश्यकताएँ, उपकरण, सामग्री, दस्तावेज और दूसरे विभागों के साथ तालमेल की जरूरत होती है।

Shipbuilding Facility केवल मशीनों और Workstations का समूह नहीं होती। यह एक ऐसा जुड़ा हुआ कार्यस्थल है, जहाँ Fabrication, Fitting, Assembly, Inspection, Material Movement, Engineering Documentation और कई अन्य गतिविधियों को एक साथ सही तरीके से चलना होता है। (https://www.mazagondock.in/)

पूरी प्रक्रिया की विश्वसनीयता इस बात पर भी निर्भर करती है कि इन गतिविधियों को अपने-अपने कार्यक्षेत्र में कितनी अच्छी तरह व्यवस्थित किया गया है।

इस संदर्भ में Workplace Management एक व्यावहारिक जिम्मेदारी है। इसका संबंध उन परिस्थितियों से है, जिनमें कर्मचारी हर दिन काम करते हैं। उदाहरण के लिए, क्या सामग्री की पहचान आसानी से की जा सकती है? क्या औजार जरूरत के समय मिल जाते हैं? क्या सामान रखने की व्यवस्था स्पष्ट है? क्या काम करने वाली सतहों की उचित देखभाल होती है? क्या कर्मचारियों को सफाई और व्यवस्था बनाए रखने की अपनी जिम्मेदारियाँ पता हैं?

ये बातें देखने में सामान्य लग सकती हैं, लेकिन लंबे समय में इनका संयुक्त प्रभाव महत्वपूर्ण हो सकता है। व्यवस्थित कार्यस्थल पर कर्मचारी सामान खोजने, उसे बार-बार इधर-उधर करने या अनावश्यक उलझन दूर करने में कम समय लगा सकते हैं। इससे उन्हें अपने मुख्य काम पर अधिक ध्यान देने का अवसर मिल सकता है।

इसके विपरीत, यदि कार्यस्थल अव्यवस्थित हो, तो तकनीकी रूप से कुशल टीम को भी अपने काम में अनावश्यक कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है।

Five-S Workplace Management System ऐसी रोजमर्रा की चुनौतियों को व्यवस्थित तरीके से समझने और उनका समाधान करने का एक ढाँचा प्रदान करता है।

1.2 SB-Workshop और Pipe Shop – East Yard की भूमिका

उपलब्ध Project Information के अनुसार, इस परियोजना से संबंधित Client का नाम Mazagon Dock Limited SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard है। इसका पता Dockyard Road, Mazagaon, Mumbai–400010, India दिया गया है।

Pipe Shop नाम से यह समझा जा सकता है कि यह Case Study पाइप से संबंधित औद्योगिक गतिविधियों के संदर्भ में है। ऐसे कार्यक्षेत्र में पाइप, विभिन्न Components, औजारों, Fabrication Activities और Technical Information को व्यवस्थित तरीके से संभालने की जरूरत हो सकती है।

हालाँकि, उपलब्ध Project Record में इस विशेष विभाग की पूरी कार्यप्रणाली, उपकरणों की सूची, कर्मचारियों की संख्या, उत्पादन की मात्रा और अंदरूनी Layout का विस्तृत विवरण नहीं दिया गया है। इसलिए आगे की चर्चा सामान्य Pipe Shop में होने वाली गतिविधियों और उनकी जरूरतों पर आधारित है। इसे East Yard की वास्तविक ऐतिहासिक परिस्थितियों का प्रमाणित विवरण नहीं माना जाना चाहिए।

Shipbuilding से जुड़ी Pipe Shop Activities में अलग-अलग आकार, Specifications और उपयोग वाली सामग्री शामिल हो सकती है। Components की सही पहचान और Traceability बनाए रखना जरूरी हो सकता है। काम में इस्तेमाल होने वाले Tools और Measuring Instruments संबंधित कार्य के लिए उपयुक्त होने चाहिए। तैयार किए गए Components को नुकसान से बचाना और इस तरह रखना जरूरी हो सकता है कि उनकी पहचान और स्थिति स्पष्ट बनी रहे।

इसके अलावा, Work Instructions और Technical Drawings का सही Version अधिकृत कर्मचारियों के लिए उपलब्ध होना चाहिए।

प्रबंधन के सामने मुख्य चुनौती यह सुनिश्चित करना है कि कार्यस्थल की व्यवस्था इन सभी जरूरतों को पूरा करने में सहयोग करे।

जब वर्कशॉप में सामग्री, औजारों, रिकॉर्ड और आवागमन के लिए स्पष्ट व्यवस्था होती है, तो कर्मचारियों के लिए काम के तय क्रम को समझना आसान हो सकता है। लेकिन यदि व्यवस्था हर जगह अलग-अलग हो, तो कर्मचारियों को व्यक्तिगत अनुभव, याददाश्त या बार-बार पूछताछ पर निर्भर रहना पड़ सकता है।

जब शिफ्ट बदलती है, कर्मचारियों की जिम्मेदारियाँ बदलती हैं, काम का दबाव बढ़ता है या नए कर्मचारी टीम में आते हैं, तब इस तरह की निर्भरता परेशानी पैदा कर सकती है।

Five-S का उद्देश्य ऐसी निर्भरता को कम करने में मदद करना है। यह कार्यस्थल पर दिखाई देने वाले और बार-बार अपनाए जा सकने वाले मानक बनाने पर जोर देता है, ताकि जरूरी जानकारी केवल किसी एक कर्मचारी की याददाश्त तक सीमित न रहे।

1.3 Shipbuilding में कार्यस्थल की व्यवस्था क्यों महत्वपूर्ण है?

Shipbuilding एक जटिल औद्योगिक प्रक्रिया है, जिसमें कई Components को अंततः बड़े Engineering Systems का हिस्सा बनना होता है। ऐसे वातावरण में Quality केवल अंतिम Inspection के समय सुनिश्चित नहीं होती। यह उन परिस्थितियों से भी प्रभावित होती है, जिनमें काम की Planning होती है, सामग्री संभाली जाती है, औजारों की देखभाल की जाती है और अलग-अलग कार्य पूरे किए जाते हैं।

एक व्यवस्थित वर्कशॉप कई तरीकों से इस प्रक्रिया को सहयोग दे सकती है।

पहला, सामग्री की स्पष्ट पहचान। जब अलग-अलग Items की पहचान साफ होती है, तो कर्मचारियों के लिए सही सामग्री चुनना आसान हो सकता है और गलत सामग्री चुनने का जोखिम कम करने में मदद मिल सकती है।

दूसरा, तय Storage Locations। औजारों और सामग्री के लिए निश्चित जगह होने से उन्हें ढूँढ़ना और जरूरत के समय प्राप्त करना आसान हो सकता है। इससे अनावश्यक आवाजाही भी कम हो सकती है।

तीसरा, नियमित सफाई। साफ-सुथरे कार्यस्थल पर किसी असामान्य स्थिति, रिसाव, नुकसान या बिखरी हुई सामग्री को पहचानना आसान हो सकता है।

चौथा, Standardized Arrangements। एक जैसे नियम होने से कर्मचारियों को कार्यस्थल बनाए रखने और निर्धारित प्रक्रियाओं का पालन करने में मदद मिल सकती है।

पाँचवाँ, नियमित समीक्षा। समय-समय पर कार्यस्थल की जाँच करने से उभरती समस्याओं की पहचान की जा सकती है, इससे पहले कि वे रोजमर्रा के काम का स्थायी हिस्सा बन जाएँ।

ये कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने के संभावित लाभ हैं। इनका अर्थ यह नहीं है कि अध्ययन किए जा रहे विभाग में इनमें से हर लाभ वास्तव में प्राप्त हुआ था।

मुख्य बात यह है कि Workplace Management बेहतर औद्योगिक कामकाज के लिए एक आधार तैयार करता है। यह Engineering Expertise, Technical Inspection, Approved Work Instructions या स्थापित Safety Controls का विकल्प नहीं है। बल्कि, इसका उद्देश्य ऐसी परिस्थितियाँ बनाने में सहयोग करना है, जिनमें ये सभी व्यवस्थाएँ अधिक नियमित और प्रभावी तरीके से काम कर सकें।

1.4 Five-S का संगठनात्मक महत्व

उपलब्ध Project Record में Five-S Workplace Management System को Scope of Work और 5S Certificate को Product के रूप में बताया गया है। इसमें सर्टिफिकेट जारी होने का वर्ष 2015 और वैधता 2018 तक दी गई है।

यह जानकारी सर्टिफिकेट को एक निश्चित ऐतिहासिक अवधि से जोड़ती है। इससे संबंधित कार्यस्थल के लिए एक सर्टिफिकेशन उपलब्धि का उल्लेख मिलता है। हालाँकि, इस मान्यता की सटीक शर्तों और दायरे को समझने के लिए मूल सर्टिफिकेट, Assessment Criteria, जारी करने वाली संस्था, Audit Findings और प्रमाणित कार्यक्षेत्र की पूरी जानकारी की जरूरत होगी।

फिर भी, इस सर्टिफिकेट को Workplace Management के महत्व पर चर्चा करने के लिए एक उपयोगी आधार माना जा सकता है। ऐसी मान्यता कार्यस्थल के मानकों, जिम्मेदारियों, मूल्यांकन और सुधारों को बनाए रखने पर ध्यान देने का अवसर देती है।

इस तरह की उपलब्धि का महत्व केवल ऑफिस की दीवार पर सर्टिफिकेट लगाने तक सीमित नहीं है। यदि Workplace Management System को सही तरीके से लागू किया जाए, तो यह कर्मचारियों और प्रबंधन को कुछ महत्वपूर्ण सवालों पर नियमित रूप से विचार करने के लिए प्रेरित कर सकता है।

• क्या काम के लिए जरूरी सभी Items उपलब्ध हैं?
• क्या उन्हें सही जगह पर रखा गया है?
• क्या उनकी पहचान और स्थिति आसानी से समझी जा सकती है?
• क्या कार्यस्थल की उचित देखभाल हो रही है?
• क्या नियम और मानक स्पष्ट रूप से दिखाई देते हैं?
• क्या व्यवस्था में कमी आने पर उसे सुधारने का कोई तय तरीका है?

ऐसे सवाल Quality जैसे व्यापक उद्देश्य को रोजमर्रा के काम में अपनाए जा सकने वाले स्पष्ट नियमों और गतिविधियों में बदलने में मदद करते हैं।

1.5 लगातार सुधार की मजबूत नींव

Mazagon Dock Shipbuilders Limited के व्यापक संगठनात्मक संदर्भ में Quality, Technical Capability, आंतरिक प्रक्रियाओं में सुधार और Productivity जैसे विषय महत्वपूर्ण हैं। कंपनी की प्रकाशित जानकारी में गुणवत्ता वाले काम, परिचालन दक्षता, तकनीकी विकास और प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने से जुड़े उद्देश्यों का उल्लेख मिलता है।

Five-S इन सामान्य उद्देश्यों के अनुरूप है, क्योंकि इसका ध्यान उस कार्यस्थल पर रहता है जहाँ रोजाना वास्तविक काम किया जाता है।

हालाँकि, किसी संगठन के उद्देश्यों के अनुरूप होना और किसी विशेष परिणाम को साबित करना दो अलग-अलग बातें हैं। उपलब्ध Project Details से यह साबित नहीं होता कि 2015 के सर्टिफिकेट के कारण विभाग का उत्पादन बढ़ा, उसकी वित्तीय स्थिति बेहतर हुई या उसे नए व्यावसायिक अवसर मिले। ऐसे दावों की पुष्टि के लिए अलग प्रमाणों की आवश्यकता होगी।

अधिक उचित निष्कर्ष यह है कि Five-S Framework कार्यस्थल को व्यवस्थित करने और सुधार की प्रक्रिया को आगे बढ़ाने का एक व्यावहारिक तरीका प्रदान करता है। इसकी वास्तविक उपयोगिता इस बात पर निर्भर करती है कि पाँचों सिद्धांतों को रोजमर्रा के काम में कितनी अच्छी तरह अपनाया जाता है, उन्हें लंबे समय तक कैसे बनाए रखा जाता है और उन्हें संगठन की अन्य परिचालन जरूरतों से किस तरह जोड़ा जाता है।

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में उपलब्ध सर्टिफिकेट की जानकारी इस विषय को समझने की शुरुआत प्रदान करती है।

अगले अध्याय में हम समझेंगे कि औद्योगिक कार्यस्थलों के लिए एक व्यवस्थित प्रणाली क्यों जरूरी है और केवल कभी-कभार सफाई करने के बजाय कार्यस्थल के प्रबंधन को नियमित प्रक्रिया के रूप में अपनाना क्यों महत्वपूर्ण है।

#5एसकार्यस्थलप्रबंधन

अध्याय 2 — कार्यस्थल में बदलाव की जरूरत को समझना

2.1 सामान्य सफाई से आगे की सोच

आमतौर पर Housekeeping का मतलब कार्यस्थल की सफाई करना और सामान को व्यवस्थित रखना समझा जाता है। लेकिन औद्योगिक कामकाज में कार्यस्थल का सही प्रबंधन केवल फर्श और सतहों को साफ रखने तक सीमित नहीं होता।

कोई वर्कशॉप देखने में साफ हो सकती है, लेकिन फिर भी उसकी व्यवस्था खराब हो सकती है। उदाहरण के लिए, औजारों को बिना किसी तय जगह के बेंच पर रखा जा सकता है। सामग्री पर उसकी सही पहचान स्पष्ट नहीं हो सकती। गैर-जरूरी सामान काम की कीमती जगह घेर सकता है। जरूरी दस्तावेज समय पर नहीं मिल सकते। अलग-अलग कर्मचारी इस्तेमाल के बाद उपकरणों को वापस रखने के अलग-अलग तरीके अपना सकते हैं।

ये परिस्थितियाँ अस्थायी सफाई और व्यवस्थित कार्यस्थल के बीच का अंतर दिखाती हैं।

सामान्य Housekeeping में अक्सर दिखाई देने वाली सफाई पर अधिक ध्यान दिया जाता है। इसके विपरीत, Five-S में सफाई के साथ-साथ जरूरी और गैर-जरूरी सामान की पहचान करना, जरूरी वस्तुओं को सही जगह रखना, काम करने के मानक तय करना और लंबे समय तक उन मानकों का पालन करना भी शामिल है।

इसका उद्देश्य कार्यस्थल की व्यवस्था को एक नियमित प्रक्रिया बनाना है, न कि ऐसा काम जो केवल कभी-कभार किया जाए।

औद्योगिक विभाग के लिए यह अंतर बहुत महत्वपूर्ण है। उद्देश्य केवल Inspection के समय कार्यस्थल को अच्छा दिखाना और बाद में पुरानी आदतों पर लौट जाना नहीं है। असली उद्देश्य ऐसा भरोसेमंद वातावरण तैयार करना है, जहाँ कर्मचारियों को जरूरी सामान आसानी से मिले, वे असामान्य स्थितियों को पहचान सकें और तय व्यवस्था के अनुसार काम कर सकें।

2.2 काम में होने वाली अनावश्यक बर्बादी को पहचानना

औद्योगिक कामकाज में बर्बादी का मतलब केवल फेंकी जाने वाली सामग्री नहीं है। अनावश्यक आवाजाही, इंतजार, बार-बार सामान खोजना, जरूरत से ज्यादा Handling करना और ऐसी वस्तुओं को बार-बार दूसरी जगह रखना जिनकी कोई निश्चित जगह नहीं है—ये सभी समय और संसाधनों की बर्बादी का कारण बन सकते हैं।

एक उदाहरण समझिए। मान लीजिए कि किसी कर्मचारी को पाइप से जुड़े काम के लिए एक खास Hand Tool चाहिए। यदि उस औजार के लिए एक निश्चित और स्पष्ट पहचान वाली जगह तय है, तो उसे ढूँढ़ना आसान होगा।

लेकिन यदि पिछला कर्मचारी औजार को वहीं छोड़ देता है जहाँ उसने आखिरी बार उसका इस्तेमाल किया था, तो अगले कर्मचारी को कई बेंचों पर उसे खोजना पड़ सकता है, दूसरे कर्मचारियों से पूछना पड़ सकता है या किसी दूसरे औजार से काम चलाना पड़ सकता है।

एक बार औजार खोजने में लगने वाला समय बहुत कम लग सकता है। लेकिन यदि ऐसा बार-बार हो और पूरी टीम को कई दिनों तक इस परेशानी का सामना करना पड़े, तो काफी समय बर्बाद हो सकता है। इससे कर्मचारी अपने तय काम से भी भटक सकते हैं।

इसी तरह की स्थिति तब बन सकती है, जब प्रक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे Components को तैयार Components के साथ मिला दिया जाए, अस्थायी Storage Area स्थायी बन जाए या पुराने Documents को वर्तमान Work Instructions के साथ रख दिया जाए।

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए दिए गए हैं। ये संबंधित Pipe Shop के किसी प्रमाणित Audit में दर्ज वास्तविक निष्कर्ष नहीं हैं।

इन उदाहरणों का उद्देश्य यह समझाना है कि कार्यस्थल की अव्यवस्था से जुड़ी कुछ समस्याएँ रोजमर्रा के काम में छिपी रह सकती हैं। Five-S टीम को वास्तविक कार्यस्थल का निरीक्षण करने और जरूरी गतिविधियों तथा टाली जा सकने वाली परेशानियों के बीच अंतर पहचानने के लिए प्रोत्साहित करता है।

2.3 सामग्री की सही पहचान का महत्व

Pipe Shop में अलग-अलग आकार, Grade, Specification, उपयोग और Processing Stage वाली सामग्री हो सकती है। जहाँ लागू हो, वहाँ सामग्री की सही पहचान और Traceability बनाए रखना महत्वपूर्ण होता है। Traceability का मतलब है किसी सामग्री या Component की पहचान और उससे जुड़े रिकॉर्ड को जरूरत पड़ने पर खोज पाना।

Five-S सामग्री को व्यवस्थित रखने और उपयुक्त Visual Identification अपनाने में सहयोग कर सकता है। लेकिन किसी सामान्य Visual Label को सामग्री या Component की औपचारिक तकनीकी पहचान और Traceability से जुड़े जरूरी नियमों का विकल्प नहीं माना जाना चाहिए।

एक अच्छी व्यवस्था ऐसी होनी चाहिए जिसमें जरूरी जानकारी आसानी से मिल सके और किसी तरह का भ्रम पैदा न हो। सामग्री की श्रेणी के अनुसार Storage Locations की पहचान की जा सकती है और उचित रिकॉर्ड में यह बताया जा सकता है कि विशेष सामग्री कहाँ रखी गई है।

यदि किसी Item की पहचान या उसकी स्थिति स्पष्ट नहीं है, तो उसे केवल सुविधाजनक जगह पर रख देना पर्याप्त नहीं है। ऐसे मामलों को संगठन की स्वीकृत प्रक्रिया के अनुसार संभालना चाहिए।

यही सिद्धांत तैयार किए गए Components पर भी लागू होता है। यदि संबंधित विभाग की प्रक्रिया में जरूरत हो, तो Work-in-Progress यानी जिस काम पर अभी प्रक्रिया चल रही है, तैयार सामान, Inspection की प्रतीक्षा कर रहे Items और सुधार की जरूरत वाले Items को अलग-अलग व्यवस्थित किया जा सकता है।

ऐसी व्यवस्था तभी उपयोगी होती है, जब वह अधिकृत कार्यप्रणाली के अनुरूप हो और सभी संबंधित कर्मचारी उसे सही तरीके से समझते हों।

2.4 जगह का सही उपयोग और सामान तक आसान पहुँच

वर्कशॉप में उपलब्ध जगह भी एक महत्वपूर्ण औद्योगिक संसाधन है। इसी जगह पर मशीनें, Workstations, सामग्री, कर्मचारी, Inspection Activities और सुरक्षित आवागमन की व्यवस्था करनी होती है।

जब गैर-जरूरी सामान जमा होने लगता है, तो जरूरी चीजों तक पहुँचना मुश्किल हो सकता है और उपलब्ध जगह का लचीले ढंग से उपयोग करना कठिन हो सकता है। यदि Storage Arrangements स्पष्ट न हों, तो उपयोगी जगह का सही इस्तेमाल नहीं हो पाता। इसी तरह, यदि सामग्री को जहाँ जगह मिले वहीं रख दिया जाए, तो धीरे-धीरे कार्यस्थल की पूरी व्यवस्था प्रभावित हो सकती है।

Five-S का पहला सिद्धांत, Sort, जरूरी और गैर-जरूरी सामान के बीच अंतर करने पर जोर देता है। इसके बाद Set in Order उन वस्तुओं के लिए उपयुक्त और निश्चित जगह तय करने में मदद करता है, जिन्हें कार्यस्थल पर रखना जरूरी है।

इन दोनों सिद्धांतों को साथ अपनाने से विभाग उपलब्ध जगह का अधिक सोच-समझकर उपयोग कर सकता है। इससे आने-जाने के रास्ते स्पष्ट रखने और सामग्री को सही क्रम में रखने में भी मदद मिल सकती है।

हालाँकि, किसी भी Layout में बदलाव की योजना सावधानी से बनानी चाहिए। एक गतिविधि के लिए सुविधाजनक Storage Arrangement दूसरी गतिविधि में बाधा पैदा कर सकता है या Safety Requirements के विपरीत हो सकता है।

इसलिए जगह और सामान रखने की व्यवस्था में बदलाव करने से पहले जिम्मेदार अधिकारियों की समीक्षा जरूरी है। जहाँ आवश्यक हो, वहाँ Engineering, Production और Safety से जुड़े नियमों के साथ भी तालमेल बनाए रखना चाहिए।

2.5 अव्यवस्था का कर्मचारियों पर प्रभाव

कार्यस्थल की व्यवस्था इस बात को भी प्रभावित करती है कि कर्मचारी अपनी जिम्मेदारियों को कितनी आसानी से समझ पाते हैं।

यदि हर कर्मचारी सामान रखने का अपना अलग तरीका अपनाता है, तो संभव है कि वर्कशॉप केवल इसलिए ठीक से चल रही हो क्योंकि पुराने और अनुभवी कर्मचारियों को याद रहता है कि कौन-सी चीज कहाँ रखी है। ऐसी स्थिति में व्यवस्था व्यक्तिगत अनुभव और याददाश्त पर निर्भर हो जाती है।

इसके विपरीत, Standardized Arrangement होने पर कार्यस्थल को समझना दूसरे लोगों के लिए भी आसान हो सकता है। नए कर्मचारी, अस्थायी रूप से जिम्मेदारी संभालने वाले लोग, Maintenance Staff और Supervisors भी दिखाई देने वाली व्यवस्था के आधार पर यह समझ सकते हैं कि सामान कहाँ रखा जाना चाहिए और काम किस तरह व्यवस्थित किया गया है।

इसका मतलब यह नहीं है कि Training की जरूरत समाप्त हो जाती है। बल्कि, स्पष्ट व्यवस्था होने से Training को लागू करना आसान हो सकता है, क्योंकि कार्यस्थल का वास्तविक वातावरण कर्मचारियों को समझाए गए नियमों का समर्थन करता है।

व्यवस्थित कार्यस्थल साझा जिम्मेदारी की भावना भी बढ़ा सकता है। Housekeeping को केवल किसी एक निर्धारित कर्मचारी का काम मानने के बजाय पूरी टीम यह समझ सकती है कि औजारों को इस्तेमाल के बाद सही जगह रखना, Storage Arrangements बनाए रखना और असामान्य स्थितियों की जानकारी देना भी उनकी रोजमर्रा की जिम्मेदारियों का हिस्सा है।

2.6 एक व्यवस्थित तरीका अपनाना क्यों जरूरी है?

यदि कार्यस्थल को व्यवस्थित करने का कोई तय तरीका नहीं है, तो सुधार कर्मचारियों की व्यक्तिगत पसंद पर निर्भर हो सकता है। एक कर्मचारी औजारों को उनके आकार के अनुसार रख सकता है, दूसरा उनके इस्तेमाल की आवृत्ति के अनुसार और तीसरा अपनी आदत के अनुसार।

अलग-अलग देखने पर हर तरीका सही लग सकता है, लेकिन जब सभी कर्मचारी अलग-अलग व्यवस्था अपनाते हैं, तो पूरी वर्कशॉप के लिए एक समान नियम समझना मुश्किल हो जाता है।

Five-S इस समस्या को दूर करने के लिए एक साझा Framework देता है। इसमें टीम मिलकर तय करती है कि कौन-सी चीजें जरूरी हैं, उन्हें कहाँ रखा जाना चाहिए, सफाई कैसे बनाए रखनी है, कौन-से मानक लागू होंगे और उनका लगातार पालन कैसे सुनिश्चित किया जाएगा।

यह Framework नियमित समीक्षा में भी मदद करता है। एक बार कार्यस्थल का मानक तय हो जाने के बाद टीम वास्तविक स्थिति की तुलना उस मानक से कर सकती है। यदि कहीं अंतर दिखाई देता है, तो उसे पहचानकर सुधार की कार्रवाई की जा सकती है।

यह तरीका तब अधिक उपयोगी होता है, जब इसे बाहर से थोपा गया सफाई का काम मानने के बजाय कर्मचारियों की भागीदारी से चलने वाली सुधार प्रक्रिया बनाया जाए।

2.7 सुधार से पहले शुरुआती स्थिति का रिकॉर्ड बनाना

कार्यस्थल को बेहतर बनाने की कोई भी जिम्मेदार पहल मौजूदा स्थिति को समझने से शुरू होनी चाहिए। सुधार का दावा करने से पहले संगठन को यह पता होना चाहिए कि शुरुआत में कार्यस्थल की स्थिति कैसी थी और उसकी तुलना करने के लिए कौन-से Indicators उपयोगी होंगे।

शुरुआती निरीक्षण में कुछ बातों को देखा जा सकता है, जैसे:

• कितनी Storage Locations की पहचान स्पष्ट नहीं है।
• औजारों के नहीं मिलने की समस्या कितनी बार आती है।
• निर्धारित कार्यस्थलों की स्थिति कैसी है।
• स्वीकृत Documents और Work Instructions तक पहुँचना कितना आसान है।
• आमतौर पर इस्तेमाल होने वाले उपकरणों को ढूँढ़ने में कितना समय लगता है।

किसी भी Measurement को वास्तविक काम के अनुसार चुनना चाहिए और उसे एक समान तरीके से दर्ज करना चाहिए। इसका उद्देश्य समस्या को सही ढंग से समझना है, न कि केवल रिपोर्ट या प्रस्तुति के लिए आँकड़े तैयार करना।

इस Case Study में संबंधित Pipe Shop की कोई सत्यापित Baseline Measurements उपलब्ध नहीं कराई गई हैं। इसलिए शुरुआत में अव्यवस्था कितनी थी, औजार खोजने में कितना समय लगता था या कितने परिचालन नुकसान हुए—इनके लिए कोई काल्पनिक संख्या नहीं दी गई है।

फिर भी, प्रबंधन का मूल सिद्धांत स्पष्ट है: सुधार की विश्वसनीय कहानी तैयार करने के लिए शुरुआती स्थिति और बाद की स्थिति की तुलना समान या तुलनीय मानकों के आधार पर होनी चाहिए।

2.8 जागरूकता से वास्तविक कार्रवाई तक

कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने की जरूरत पहचानना पहला कदम है। लेकिन उस समझ को वास्तविक बदलाव में बदलने के लिए नेतृत्व, कर्मचारियों की भागीदारी, स्पष्ट जिम्मेदारियाँ और ऐसी प्रक्रिया जरूरी है जिसे लंबे समय तक जारी रखा जा सके।

2015–2018 के लिए उपलब्ध 5S Certificate की जानकारी इस Case Study को एक विशेष ऐतिहासिक सर्टिफिकेशन संदर्भ देती है। लेकिन केवल इस जानकारी से यह पता नहीं चलता कि सर्टिफिकेशन की तैयारी के दौरान कौन-कौन से कदम उठाए गए थे या System लागू होने से पहले वर्कशॉप की वास्तविक स्थिति क्या थी।

इसलिए अगले अध्याय में Five-S के पाँचों सिद्धांतों को विस्तार से समझाया जाएगा। साथ ही, यह भी बताया जाएगा कि Pipe Shop और उससे जुड़े Office Environment में इन सिद्धांतों को व्यावहारिक रूप से कैसे अपनाया जा सकता है—बिना ऐसी ऐतिहासिक घटनाओं या परिणामों का दावा किए जिनकी पुष्टि उपलब्ध रिकॉर्ड से नहीं होती।

#निरंतरसुधार

अध्याय 3 — Five-S की सोच को कार्यस्थल पर लागू करना

3.1 कार्यस्थल प्रबंधन के पाँच मुख्य सिद्धांत

Five-S कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने की एक ऐसी पद्धति है, जो पाँच सिद्धांतों पर आधारित है: Sort, Set in Order, Shine, Standardize और Sustain। इन सिद्धांतों को जापानी भाषा के पाँच शब्दों—Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu और Shitsuke—से भी जोड़ा जाता है।

इस पद्धति में पहले गैर-जरूरी सामान की पहचान की जाती है, फिर जरूरी सामान को सही जगह पर रखा जाता है, सफाई बनाए रखी जाती है, काम करने के स्पष्ट और दोहराए जा सकने वाले मानक बनाए जाते हैं और अंत में उन मानकों का लगातार पालन करने की आदत विकसित की जाती है।

इन पाँच सिद्धांतों को अलग-अलग समझाया जा सकता है, लेकिन उनका असली लाभ तब मिलता है जब उन्हें एक साथ लागू किया जाता है।

यदि गैर-जरूरी सामान हटा दिया जाए, लेकिन बचे हुए सामान को सही तरीके से न रखा जाए, तो कार्यस्थल साफ होने के बावजूद उलझन भरा रह सकता है। यदि सामान व्यवस्थित हो, लेकिन सफाई और निरीक्षण पर ध्यान न दिया जाए, तो उपकरणों की असामान्य स्थिति समय पर दिखाई नहीं दे सकती। यदि सफाई की जाए, लेकिन उसके लिए कोई तय मानक न हो, तो सुधार कुछ समय बाद समाप्त हो सकता है। इसी तरह, नियम बना देने के बाद यदि उनका लगातार पालन न किया जाए, तो व्यवस्था धीरे-धीरे बिगड़ सकती है।

Pipe Shop जैसे औद्योगिक कार्यस्थल में Five-S का उद्देश्य रोजमर्रा की परिस्थितियों को अधिक व्यवस्थित, स्पष्ट और अनुमानित बनाना है।

3.2 पहला S: Sort — गैर-जरूरी सामान को अलग करना

Sort का पहला कदम यह पहचानना है कि मौजूदा काम के लिए कौन-सी वस्तुएँ वास्तव में जरूरी हैं।

औद्योगिक कार्यस्थलों पर समय के साथ कई तरह का सामान जमा हो सकता है। इसमें इस्तेमाल न होने वाले Fixtures, पुराने कागजात, जरूरत से ज्यादा Supplies, खराब Containers, अतिरिक्त सामग्री और ऐसे उपकरण शामिल हो सकते हैं जिनका अब कोई स्पष्ट उपयोग नहीं है।

कुछ वस्तुएँ जरूरी हो सकती हैं, लेकिन उनका इस्तेमाल बहुत कम होता है। कुछ वस्तुएँ मरम्मत की प्रतीक्षा में हो सकती हैं। कुछ के बारे में यह तय करना बाकी हो सकता है कि उनका स्वामित्व किसके पास है या उन्हें आगे किस प्रक्रिया के अनुसार संभालना है।

इसलिए Sort का मतलब यह नहीं है कि जो सामान पहली नजर में गैर-जरूरी लगे, उसे तुरंत फेंक दिया जाए। औद्योगिक सामग्री और उपकरणों पर तकनीकी, वित्तीय, कानूनी, Traceability या Safety से जुड़ी शर्तें लागू हो सकती हैं। किसी वस्तु का तुरंत उपयोग समझ में न आने पर भी उसे बिना अनुमति हटाना या नष्ट करना सही नहीं होगा।

एक नियंत्रित Sorting Process में वस्तुओं की स्थिति के अनुसार वर्गीकरण किया जाता है और फिर उचित कार्रवाई तय की जाती है।

• जरूरी वस्तुओं को उपलब्ध रखा जाता है।
• जिन वस्तुओं की स्थिति स्पष्ट नहीं है, उन्हें समीक्षा के लिए चिन्हित किया जाता है।
• मरम्मत या औपचारिक निर्णय की प्रतीक्षा कर रही वस्तुओं को स्वीकृत प्रक्रिया के अनुसार अलग रखा जाता है।
• पुराने Documents को बिना सोचे-समझे फेंकने के बजाय Document Control के नियमों के अनुसार संभाला जाता है।

Pipe Shop में इसका एक उदाहरण यह हो सकता है कि टीम Storage Shelves, Tool Cabinets, Workbenches, Documents रखने की जगहों और Material Staging Areas की समीक्षा करे। इसका उद्देश्य यह तय करना होगा कि कौन-सी वस्तु जरूरी है, वह क्यों जरूरी है और उसकी स्थिति के बारे में निर्णय लेने का अधिकार किसके पास है।

इस प्रक्रिया से कार्यस्थल में अनावश्यक रुकावटें कम करने और रखी गई वस्तुओं की स्थिति को लेकर भ्रम घटाने में मदद मिल सकती है।

3.3 दूसरा S: Set in Order — हर जरूरी चीज को सही जगह देना

जब यह तय हो जाए कि कौन-सी वस्तुएँ जरूरी हैं, तो अगला कदम उनके लिए उपयुक्त जगह निर्धारित करना है।

Set in Order का मुख्य विचार यह है कि जरूरी वस्तुओं को आसानी से पहचाना जा सके, उन तक पहुँचा जा सके और इस्तेमाल के बाद उन्हें वापस सही जगह रखा जा सके।

किसी वस्तु की सही जगह तय करते समय उसके उपयोग, इस्तेमाल की आवृत्ति, आकार, उठाने-रखने की जरूरत, Safety Requirements और तकनीकी नियमों को ध्यान में रखना चाहिए।

Pipe Shop में इसके संभावित उदाहरण हैं:

• स्वीकृत औजारों के लिए निर्धारित Storage Locations।
• अक्सर इस्तेमाल होने वाले उपकरणों के लिए स्पष्ट पहचान वाली जगह।
• सामग्री रखने के लिए उपयुक्त Racks।
• काम के अलग-अलग चरणों के लिए तय Staging Areas।
• संबंधित Office में Documents रखने की व्यवस्थित व्यवस्था।

इन व्यवस्थाओं को मजबूत बनाने के लिए Visual Management का उपयोग किया जा सकता है। Labels, Location Identifiers, Outlines और दूसरे स्वीकृत Visual Indicators कर्मचारियों को यह पहचानने में मदद कर सकते हैं कि कौन-सी वस्तु कहाँ रखी जानी चाहिए।

हालाँकि, Visual Controls का चुनाव वास्तविक काम की जरूरतों के अनुसार होना चाहिए। Label टिकाऊ और पढ़ने में आसान होना चाहिए। Location Identifier संबंधित Inventory या Tracking System के अनुरूप होना चाहिए। फर्श पर लगाए गए निशान या दूसरी Markings निर्धारित रास्तों, Emergency Access या अन्य Safety Arrangements में बाधा नहीं डालने चाहिए।

Set in Order में यह तय करना भी शामिल है कि यदि कोई वस्तु उपलब्ध न हो, खराब हो, Inspection की प्रतीक्षा कर रही हो या अस्थायी रूप से अपनी तय जगह से हटाई गई हो, तो उसे कैसे संभाला जाएगा।

व्यवस्था तभी अधिक प्रभावी होती है, जब कर्मचारियों को केवल यह पता न हो कि वस्तु कहाँ रखनी है, बल्कि यह भी पता हो कि असामान्य स्थिति में क्या करना है।

इस सिद्धांत से सामान खोजने में लगने वाला समय कम करने और सामग्री को अधिक नियमित तरीके से संभालने में मदद मिल सकती है। साथ ही, गायब या गलत जगह रखी गई वस्तुओं को पहचानना आसान हो सकता है।

3.4 तीसरा S: Shine — सफाई और निरीक्षण

Shine का अर्थ केवल कार्यस्थल को साफ रखना नहीं है। इसमें सफाई करते समय आसपास की स्थिति और उपकरणों को ध्यान से देखना भी शामिल है।

सफाई केवल दिखावे के लिए नहीं की जाती। धूल, कचरा, तेल, बिखरी हुई सामग्री, खराब Containers और दूसरी असामान्य स्थितियाँ काम में बाधा डाल सकती हैं या कुछ परिस्थितियों में खतरा पैदा कर सकती हैं।

एक व्यवस्थित प्रक्रिया में यह तय किया जाता है कि क्या साफ करना है, कितनी बार सफाई करनी है, कौन-से तरीके स्वीकृत हैं और किसकी क्या जिम्मेदारी है। साथ ही, सामान्य Housekeeping और ऐसे Maintenance Work के बीच अंतर रखा जाता है, जिसे केवल अधिकृत कर्मचारी ही कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, टीम Work Surfaces, Storage Areas, मशीनों की बाहरी सतहों की स्वीकृत सफाई और सामान्य कचरे को हटाने के लिए नियमित व्यवस्था बना सकती है।

लेकिन चालू मशीनों, खतरनाक पदार्थों, दबाव वाली प्रणालियों या अन्य नियंत्रित उपकरणों के आसपास सफाई करते समय लागू Safety Procedures का पालन करना जरूरी है।

सफाई के दौरान कर्मचारी खराब Guards, उपकरणों से रिसाव, ढीली Fittings, घिसे हुए Labels या Storage Arrangements में आई खराबी को देख सकते हैं। ऐसी समस्याओं की सूचना संबंधित Maintenance या Safety System के माध्यम से दी जानी चाहिए। यह नहीं मानना चाहिए कि हर समस्या को सामान्य सफाई करके ही दूर किया जा सकता है।

Pipe Shop के संदर्भ में Shine का संभावित लाभ यह है कि सफाई व्यवस्थित तरीके से हो और असामान्य स्थितियों को पहचानना आसान बने।

हालाँकि, उपलब्ध जानकारी से यह पुष्टि नहीं होती कि 2015 में संबंधित विभाग में कौन-से Cleaning Schedules, Inspection Routines या उपकरण-विशेष प्रक्रियाएँ अपनाई गई थीं। इन विवरणों की पुष्टि कार्यस्थल के रिकॉर्ड से करनी होगी।

3.5 चौथा S: Standardize — काम करने के स्पष्ट मानक बनाना

Standardize का उद्देश्य अच्छी और उपयोगी व्यवस्थाओं को ऐसे नियमों में बदलना है, जिनका बार-बार पालन किया जा सके।

यदि स्पष्ट मानक नहीं हों, तो पहले तीन सिद्धांतों का पालन कुछ खास कर्मचारियों के उत्साह पर निर्भर हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी विशेष अभियान के दौरान वर्कशॉप की सफाई और व्यवस्था अच्छी कर दी जाए, लेकिन काम का दबाव बढ़ने या कर्मचारियों के बदलने पर वही स्थिति बिगड़ जाए।

Standardization इस जोखिम को कम करने में मदद करता है। इसमें कार्यस्थल की अपेक्षित स्थिति और उसे बनाए रखने के लिए जरूरी गतिविधियाँ स्पष्ट की जाती हैं।

इसके लिए Visual Standards, Cleaning Schedules, Location Maps, जिम्मेदारियों की सूची, Checklists, स्वीकृत Photographs और नियमित Workplace Reviews का उपयोग किया जा सकता है।

मानक इतने स्पष्ट होने चाहिए कि कर्मचारी उन्हें समझ सकें और इतने व्यावहारिक होने चाहिए कि सामान्य कामकाज के दौरान उनका पालन किया जा सके।

उदाहरण के लिए, किसी Storage Standard में यह बताया जा सकता है कि एक विशेष श्रेणी के औजार की पहचान कैसे होगी और इस्तेमाल के बाद उसे कहाँ रखा जाएगा। Work-Area Standard में यह तय किया जा सकता है कि शिफ्ट समाप्त होने पर कार्यस्थल की स्थिति कैसी होनी चाहिए। Office Standard में बताया जा सकता है कि वर्तमान Controlled Documents कहाँ रखे जाएँगे और पुराने Versions को उपयोग से कैसे हटाया जाएगा।

Standardization के नाम पर अनावश्यक कागजी कार्रवाई नहीं बढ़ानी चाहिए। इसका उद्देश्य सही तरीके से काम करना आसान बनाना है, न कि ऐसी Administrative Activities बढ़ाना जिनसे वास्तविक काम में कोई मदद न मिले।

एक अच्छा Standard यह भी बताता है कि यदि मौजूदा व्यवस्था में कमी आ जाए, तो उसे कैसे सुधारा जाएगा। यदि किसी वस्तु की तय जगह अब उपयुक्त नहीं है, तो कर्मचारियों के पास सुधार का सुझाव देने का तरीका होना चाहिए। इससे वे बार-बार उसी समस्या के साथ काम करने के लिए मजबूर नहीं होंगे।

इस सिद्धांत से अलग-अलग कर्मचारियों, शिफ्टों और कार्य-अवधियों के बीच एकरूपता बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

3.6 पाँचवाँ S: Sustain — व्यवस्था को लगातार बनाए रखना

Sustain का अर्थ है शुरुआती सुधार के बाद भी व्यवस्था को बनाए रखने के लिए लगातार प्रयास करना।

यह सिद्धांत अक्सर सबसे चुनौतीपूर्ण होता है, क्योंकि इसके लिए एक बार की कार्रवाई के बजाय बार-बार सही व्यवहार अपनाना जरूरी है।

कोई कार्यस्थल शुरुआत में बहुत व्यवस्थित हो सकता है, लेकिन यदि जिम्मेदारियाँ स्पष्ट न हों, Supervisors नियमित समीक्षा न करें या कर्मचारी इस System को अपने काम से जुड़ी जिम्मेदारी के बजाय बाहरी आवश्यकता समझें, तो व्यवस्था फिर बिगड़ सकती है।

Sustain के लिए नियमित ध्यान देना जरूरी है। टीम समय-समय पर Workplace Reviews, Internal Checks, Corrective Action Records, Refresher Training और Management Discussions के माध्यम से System को सक्रिय रख सकती है।

इसका उद्देश्य केवल किसी खास तारीख पर अच्छा Assessment प्राप्त करना नहीं है। असली उद्देश्य कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने की आदत को सामान्य कामकाज का हिस्सा बनाना है।

व्यवस्था को लगातार बनाए रखने के लिए पाँच सवालों के जवाब स्पष्ट होने चाहिए:

• कार्यस्थल के प्रत्येक मानक को बनाए रखने की जिम्मेदारी किसकी है?
• अपेक्षित स्थिति और नियम कर्मचारियों तक कैसे पहुँचाए जाते हैं?
• कमियों की पहचान करके उन्हें कैसे दूर किया जाता है?
• बार-बार सामने आने वाली समस्याओं के कारणों की जाँच कैसे होती है?
• काम की जरूरत बदलने पर पुराने मानकों को कैसे संशोधित किया जाता है?

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में ये सवाल लंबे समय तक कार्यस्थल का अनुशासन बनाए रखने के लिए एक व्यावहारिक Framework प्रदान करते हैं। लेकिन इनसे यह साबित नहीं होता कि संबंधित विभाग में ऐतिहासिक रूप से कौन-से विशेष Controls अपनाए गए थे।

3.7 पाँचों सिद्धांतों को एक साथ लागू करना

Five-S के पाँचों सिद्धांत तब सबसे अधिक उपयोगी होते हैं, जब वे एक-दूसरे को मजबूत करते हैं।

Sort गैर-जरूरी वस्तुओं को हटाने या उनकी स्थिति स्पष्ट करने में मदद करता है। Set in Order जरूरी वस्तुओं के लिए तय जगह बनाता है। Shine सफाई बनाए रखने और निरीक्षण में सहयोग करता है। Standardize अपेक्षित स्थिति और नियम तय करता है। Sustain यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि पूरी व्यवस्था लंबे समय तक काम करती रहे।

इसे साझा औजारों के Storage Area के उदाहरण से समझा जा सकता है।

सबसे पहले टीम यह पहचानती है कि कौन-से औजार और संबंधित वस्तुएँ जरूरी हैं, कौन-सी अतिरिक्त हैं, कौन-सी खराब हैं और किनकी स्थिति की औपचारिक समीक्षा आवश्यक है। इसके बाद उचित Storage Locations और Visual Identification तय किए जाते हैं। फिर सफाई और निरीक्षण की नियमित प्रक्रिया बनाई जाती है।

अपेक्षित व्यवस्था को स्पष्ट किया जाता है और उसे बनाए रखने की जिम्मेदारी तय की जाती है। अंत में, नियमित जाँच के माध्यम से कमियों की पहचान की जाती है और यह देखा जाता है कि व्यवस्था अब भी व्यावहारिक है या नहीं।

मान लीजिए कि कर्मचारियों को बार-बार पता चलता है कि कोई औजार उसके इस्तेमाल की जगह से बहुत दूर रखा गया है। ऐसी स्थिति में System में नियंत्रित तरीके से Layout सुधारने की सुविधा होनी चाहिए।

Five-S को लगातार बनाए रखने का मतलब यह नहीं है कि किसी गलत या असुविधाजनक व्यवस्था को हमेशा के लिए वैसा ही रखा जाए। इसका मतलब है अनुशासन बनाए रखते हुए, उचित प्रमाण और जरूरत के आधार पर मानकों को बेहतर बनाना।

3.8 Five-S: एक अभियान नहीं, बल्कि प्रबंधन की नियमित प्रणाली

इस Case Study में एक अस्थायी अभियान और एक स्थायी Management System के बीच का अंतर बहुत महत्वपूर्ण है।

किसी अभियान से कम समय में कार्यस्थल पर दिखाई देने वाला बदलाव लाया जा सकता है। लेकिन Management System जिम्मेदारियाँ, काम करने के तरीके और समीक्षा की प्रक्रियाएँ तय करता है, ताकि सुधार को नियमित रूप से दोहराया और बनाए रखा जा सके।

संबंधित Assessment Scheme के अनुसार, कोई Certificate लागू मानकों के एक निश्चित स्तर की पहचान दे सकता है। लेकिन उसका लंबे समय तक मिलने वाला लाभ इस बात पर निर्भर करता है कि सर्टिफिकेशन के बाद क्या होता है।

कार्यस्थल की व्यवस्थाएँ उपयोगी बनी रहनी चाहिए, नेतृत्व का सहयोग मिलना चाहिए और उन कर्मचारियों को नियम स्पष्ट रूप से समझ आने चाहिए जो रोज उनका उपयोग करते हैं।

2015 के Project Record में बताए गए विभाग के संदर्भ में Five-S Framework कार्यस्थल प्रबंधन को एक अस्थायी गतिविधि के बजाय लगातार निभाई जाने वाली परिचालन जिम्मेदारी के रूप में समझने का अवसर देता है।

अगले अध्याय में हम उन मानवीय और नेतृत्व से जुड़े पहलुओं पर चर्चा करेंगे, जो Five-S के सिद्धांतों को रोजमर्रा के काम में लागू करने और लंबे समय तक बनाए रखने के लिए जरूरी हैं।

#कार्यस्थलउत्कृष्टता

अध्याय 4 — कर्मचारियों की भागीदारी और नेतृत्व की प्रतिबद्धता

4.1 कार्यस्थल में सुधार की शुरुआत लोगों से होती है

Workplace Management System यानी कार्यस्थल प्रबंधन प्रणाली में प्रक्रियाएँ तय की जा सकती हैं, सामान रखने की जगह निर्धारित की जा सकती है और निरीक्षण के नियम बनाए जा सकते हैं। लेकिन इन व्यवस्थाओं को वास्तविक काम में सफल बनाना कर्मचारियों पर निर्भर करता है। कर्मचारी हर दिन कार्यस्थल पर काम करते हैं। वे अपने काम की व्यावहारिक जरूरतों, मौजूदा व्यवस्थाओं की सीमाओं और बार-बार सामने आने वाली समस्याओं को अच्छी तरह समझते हैं। इनमें से कुछ समस्याएँ ऐसी भी हो सकती हैं, जिन पर प्रबंधन कार्यालय में बैठे लोगों का ध्यान आसानी से नहीं जाता।

इसी कारण Five-S को केवल कार्यस्थल को साफ-सुथरा और व्यवस्थित दिखाने का निर्देश नहीं समझना चाहिए। यह कर्मचारियों की भागीदारी से कार्यप्रणाली में सुधार करने का एक तरीका है।

Mazagon Dock Limited के SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में, साझा Tools, Materials, Work Areas और संबंधित Documents को व्यवस्थित करने के लिए कर्मचारियों की भागीदारी महत्वपूर्ण हो सकती है। काम करने वाले कर्मचारी यह पहचानने में मदद कर सकते हैं कि कौन-सा सामान आसानी से उपलब्ध नहीं होता, कौन-सी चीजें बार-बार गलत जगह पर रख दी जाती हैं और सामान रखने की कौन-सी व्यवस्था वास्तविक काम की जरूरतों के अनुकूल नहीं है।

ये प्रभावी Five-S Implementation के सामान्य सिद्धांत हैं। उपलब्ध Certificate Information में इस विशेष विभाग के लिए भाग लेने वाले कर्मचारियों, Implementation Team या आयोजित Training Activities का विवरण नहीं दिया गया है।

4.2 नेतृत्व सफलता के लिए आवश्यक परिस्थितियाँ तैयार करता है

Five-S को सफल बनाने के लिए Leadership Commitment यानी नेतृत्व की प्रतिबद्धता आवश्यक है। इसका कारण यह है कि कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने के लिए प्राथमिकताएँ तय करनी पड़ती हैं, जिम्मेदारियाँ बाँटनी पड़ती हैं, जरूरी संसाधन उपलब्ध कराने होते हैं और स्वीकार्य Standards निर्धारित करने होते हैं।

Managers और Supervisors यह तय करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं कि कर्मचारियों को कार्यस्थल की व्यवस्था बनाए रखने के लिए पर्याप्त समय मिलता है या नहीं, उचित Storage Facilities उपलब्ध हैं या नहीं, खराब उपकरणों पर ध्यान दिया जाता है या नहीं और सुधार के लिए दिए गए सुझावों पर कार्रवाई होती है या नहीं।

यदि Management कर्मचारियों को कार्यस्थल व्यवस्थित रखने का निर्देश देता है, लेकिन सामान रखने के लिए उचित जगह उपलब्ध नहीं कराता या साझा उपकरणों की जिम्मेदारी स्पष्ट नहीं करता, तो उस व्यवस्था को लंबे समय तक बनाए रखना मुश्किल हो सकता है। कर्मचारियों से ऐसे नियमों का पालन करने की अपेक्षा करना उचित नहीं होगा, जिन्हें लागू करने के लिए संगठन ने पर्याप्त सहयोग ही न दिया हो।

इसलिए प्रभावी नेतृत्व की शुरुआत ऐसे Standards तय करने से होती है, जिनका पालन करना व्यावहारिक रूप से संभव हो।

Management स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित कर सकता है, जिम्मेदारियाँ बाँट सकता है, संबंधित Safety और Technical Requirements का पालन सुनिश्चित कर सकता है और समय-समय पर यह समीक्षा कर सकता है कि Workplace Management System सही ढंग से काम कर रहा है या नहीं। Supervisors इन Standards को रोजमर्रा के काम का हिस्सा बना सकते हैं, ताकि कर्मचारी इन्हें Production से अलग कोई अतिरिक्त गतिविधि न समझें।

नेतृत्व में निरंतरता भी जरूरी है। यदि Workplace Rules का पालन केवल Inspection के समय कराया जाता है, तो कर्मचारियों को लग सकता है कि इस व्यवस्था का उद्देश्य केवल बाहरी निरीक्षण में अच्छा प्रदर्शन करना है। इसके विपरीत, जब Managers स्वयं Storage Arrangements, Documentation Controls और Housekeeping Responsibilities का पालन करते हैं, तो कर्मचारी इन नियमों को वास्तविक कार्य आवश्यकताओं के रूप में स्वीकार करने की अधिक संभावना रखते हैं।

4.3 Training और Awareness

Five-S के सिद्धांत समझने में आसान हैं, लेकिन उन्हें प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए कर्मचारियों को सही जानकारी और व्यावहारिक प्रशिक्षण देना जरूरी है।

कर्मचारियों को समझना चाहिए कि अनावश्यक सामान हटाना क्यों जरूरी है, उचित Storage Locations कैसे चुनी जाती हैं, उनके कार्यक्षेत्र में Cleanliness का क्या अर्थ है और निर्धारित Standards को लगातार कैसे बनाए रखना है। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि किन गतिविधियों के लिए अनुमति लेना आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को यह नहीं मान लेना चाहिए कि कोई अज्ञात Industrial Component केवल इसलिए फेंका जा सकता है क्योंकि उसका कुछ समय से उपयोग नहीं हुआ है। इसी तरह, किसी कर्मचारी को संबंधित Safety और Traceability Requirements पर विचार किए बिना Technical Storage Arrangement बदलना या उपकरण दूसरी जगह ले जाना भी उचित नहीं होगा।

इसलिए Training में Five-S के सिद्धांतों के साथ-साथ वास्तविक कार्यस्थल पर लागू होने वाले नियमों को भी शामिल किया जाना चाहिए।

एक प्रभावी Awareness Programme में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं:

• कार्यस्थल पर Practical Demonstrations।
• कर्मचारियों के लिए व्यावहारिक अभ्यास।
• सही और गलत व्यवस्थाओं के Visual Examples।
• Supervisors द्वारा नियमित Briefings।
• समस्याओं या नियमों से होने वाले Deviations की Reporting प्रक्रिया की जानकारी।

Training का तरीका कर्मचारियों की वास्तविक जिम्मेदारियों के अनुसार होना चाहिए। केवल सामान्य Presentations देने से सभी व्यावहारिक जरूरतें पूरी नहीं होतीं।

Office Personnel के लिए Documents की पहचान, Storage, Retrieval और Housekeeping पर विशेष ध्यान देना उपयोगी हो सकता है। Workshop Personnel को Physical Storage, Tool Control, Equipment Cleaning और Material Segregation से संबंधित अतिरिक्त मार्गदर्शन की आवश्यकता हो सकती है। जहाँ दोनों समूहों की जिम्मेदारियाँ एक-दूसरे से जुड़ी हों, वहाँ उन्हें यह समझना चाहिए कि उनके काम का आपस में क्या संबंध है।

ये अनुशंसित Training Practices हैं। इनका उल्लेख करने का अर्थ यह नहीं है कि वर्ष 2015 में Pipe Shop – East Yard में कोई विशेष Training Programme आयोजित किया गया था।

4.4 केवल नियमों का पालन नहीं, बल्कि जिम्मेदारी की भावना विकसित करना

किसी Workplace Standard को लंबे समय तक बनाए रखना तब आसान होता है, जब कर्मचारी उसके उद्देश्य को समझते हैं।

यदि उद्देश्य केवल Inspection पास करना है, तो कर्मचारी Assessment से कुछ समय पहले दिखाई देने वाली कमियों को दूर करने पर ध्यान दे सकते हैं। लेकिन यदि उद्देश्य रोजमर्रा के काम को आसान, व्यवस्थित और भरोसेमंद बनाना है, तो कर्मचारियों के पास Standards को लगातार बनाए रखने का व्यावहारिक कारण होता है।

कर्मचारियों में जिम्मेदारी की भावना विकसित करने के लिए उन्हें सुधार के सुझाव देने का अवसर दिया जा सकता है। बार-बार आने वाली समस्याओं पर चर्चा की जा सकती है और यह समझाया जा सकता है कि कार्यस्थल की किसी व्यवस्था को उस तरीके से क्यों बनाया गया है।

उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी बता सकता है कि बार-बार उपयोग होने वाली वस्तु ऐसी जगह रखी है, जहाँ से उसे लेने के लिए अनावश्यक रूप से अधिक चलना पड़ता है। कोई दूसरा कर्मचारी यह देख सकता है कि सामान्य कामकाजी परिस्थितियों में Labels आसानी से पढ़े नहीं जा सकते। इसी तरह, Supervisor यह पहचान सकता है कि Work in Progress और Completed Items को अलग रखने में बार-बार समस्या आती है।

कर्मचारियों की भागीदारी वाली व्यवस्था इन सुझावों की समीक्षा करने और उचित बदलाव लागू करने का अवसर देती है।

हालाँकि, कर्मचारियों की भागीदारी का अर्थ यह नहीं है कि हर सुझाव को बिना जाँच के स्वीकार कर लिया जाए। किसी भी प्रस्तावित बदलाव का मूल्यांकन Technical Suitability, Safety, Cost और पहले से लागू Controls के आधार पर किया जाना चाहिए।

मुख्य बात यह है कि कर्मचारियों के पास कार्यस्थल में सुधार के लिए अपने विचार और अनुभव साझा करने का एक स्पष्ट और मान्य माध्यम होना चाहिए।

4.5 Workshop और Office के बीच Communication

इस परियोजना में SB-Workshop और Office of Pipe Shop – East Yard दोनों शामिल हैं। इसलिए भौतिक कार्यों और उनसे जुड़ी Administrative Activities के बीच तालमेल एक महत्वपूर्ण विषय है।

Industrial Work केवल Tools और Materials को व्यवस्थित रखने पर निर्भर नहीं करता। संबंधित Drawings, Records, Work Instructions, Material Information, Schedules और अन्य Documents को भी सही तरीके से संभालना जरूरी है।

संभव है कि किसी Workshop में भौतिक कार्यक्षेत्र अच्छी तरह व्यवस्थित हो, लेकिन उससे जुड़े Office में आवश्यक Records ढूँढ़ने में परेशानी हो। इसके विपरीत, Office में Files व्यवस्थित हो सकती हैं, लेकिन काम करने वाले स्थान पर जरूरी जानकारी समय पर उपलब्ध न हो।

एक समन्वित Five-S Approach ऐसी समस्याओं को कम करने में मदद कर सकता है। इसके अंतर्गत यह स्पष्ट किया जा सकता है कि जानकारी कहाँ रखी जाएगी, उसकी पहचान कैसे होगी, उसे बनाए रखने की जिम्मेदारी किसकी होगी और अधिकृत कर्मचारी जरूरत पड़ने पर उसे कैसे प्राप्त कर सकेंगे।

फिर भी, Document Management को संगठन के औपचारिक Controls के अनुसार ही संचालित करना जरूरी है। Five-S, Engineering Approval, Revision Control, Record Retention Requirements या Authorization Procedures का विकल्प नहीं है।

4.6 Teamwork और साझा जिम्मेदारी

साझा उपयोग वाले क्षेत्रों को व्यवस्थित रखना कभी-कभी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, क्योंकि वहाँ जिम्मेदारी स्पष्ट नहीं रहती।

जब किसी Tool, Trolley, Storage Rack या Workbench का उपयोग कई कर्मचारी करते हैं, तो हर व्यक्ति यह मान सकता है कि कोई दूसरा कर्मचारी उपयोग के बाद उसे सही स्थिति में रख देगा। समय के साथ इस तरह की सोच से निर्धारित Standards कमजोर पड़ सकते हैं।

इस समस्या को दूर करने के लिए जिम्मेदारियों की स्पष्ट व्यवस्था जरूरी है। संगठन यह तय कर सकता है कि किसी विशेष क्षेत्र को बनाए रखने की जिम्मेदारी किसकी होगी। साथ ही, प्रत्येक उपयोगकर्ता को तय व्यवस्था का पालन करना चाहिए।

यह संतुलन महत्वपूर्ण है। यदि किसी एक कर्मचारी को Storage Area की जिम्मेदारी दी गई है, तो इसका अर्थ यह नहीं है कि बाकी कर्मचारी नियमों की अनदेखी कर सकते हैं। इसी तरह, यदि जिम्मेदारी सभी की है, तो इसका बहाना बनाकर किसी को भी जवाबदेह ठहराने से बचना उचित नहीं होगा।

Team Reviews से कर्मचारियों को यह समझने में मदद मिल सकती है कि उनके काम का असर दूसरे कर्मचारियों पर कैसे पड़ता है। किसी वस्तु को उसकी निर्धारित जगह पर वापस रखना, असामान्य स्थिति की जानकारी देना और साझा क्षेत्र को अगले उपयोगकर्ता के लिए तैयार छोड़ना छोटे लेकिन महत्वपूर्ण कदम हैं। ये कदम टीम के सामूहिक काम को अधिक व्यवस्थित और भरोसेमंद बनाने में सहायता करते हैं।

4.7 Recognition और रचनात्मक Feedback

Recognition यानी अच्छे काम की पहचान और सराहना, कार्यस्थल पर सकारात्मक व्यवहार को बढ़ावा दे सकती है। लेकिन यह पहचान स्पष्ट और उपयोगी मानदंडों पर आधारित होनी चाहिए।

यदि कोई टीम अपने कार्यक्षेत्र को व्यावहारिक और व्यवस्थित तरीके से बनाए रखती है, तो उसे यह पता होना चाहिए कि वह किन मामलों में अच्छा काम कर रही है। दूसरी ओर, यदि किसी टीम को समस्याओं का सामना करना पड़ रहा है, तो केवल कमियाँ सामने आने के कारण उसे असफल मानने के बजाय सुधार के लिए मार्गदर्शन दिया जाना चाहिए।

Review का उद्देश्य कार्यस्थल को बेहतर बनाना है, न कि कर्मचारियों को समस्याएँ ईमानदारी से बताने से हतोत्साहित करना।

उपयोगी Feedback स्पष्ट और विशिष्ट होना चाहिए। केवल यह कहने के बजाय कि कोई क्षेत्र ठीक से Maintain नहीं किया गया है, Reviewer यह बता सकता है कि किन Storage Locations पर स्पष्ट पहचान नहीं है, किन Standards का पालन नहीं हो रहा है या किन जिम्मेदारियों में स्पष्टता की कमी है।

इसके बाद टीम उचित कार्रवाई तय कर सकती है और यह जाँच सकती है कि किए गए सुधार से समस्या दूर हुई या नहीं।

Recognition भी केवल Inspection के दिन दिखाई देने वाली अच्छी स्थिति पर आधारित नहीं होना चाहिए। लगातार Standards का पालन करना और सुधार की प्रक्रिया को बनाए रखना अधिक महत्वपूर्ण है।

4.8 समय के साथ बदलावों का प्रबंधन

कार्यस्थल की परिस्थितियाँ समय के साथ बदलती रहती हैं। उपकरण बदले जा सकते हैं, नए Materials आ सकते हैं, Production Requirements में बदलाव हो सकता है और कर्मचारियों को अलग-अलग जिम्मेदारियाँ दी जा सकती हैं।

इसलिए Workplace Management System को इन बदलावों के अनुसार विकसित होना चाहिए। किसी विशेष व्यवस्था में सही लगने वाली Storage Location, Layout बदलने के बाद अनुपयुक्त हो सकती है। जिम्मेदारियों में बदलाव होने पर Checklist पुरानी पड़ सकती है। इसी तरह, कोई Visual Label अब स्वीकृत प्रक्रिया को सही ढंग से प्रदर्शित न करे।

कर्मचारियों और Supervisors को यह पहचानने में सक्षम होना चाहिए कि किसी Standard की समीक्षा करने की आवश्यकता कब है।

यहाँ Discipline और Rigidity के बीच का अंतर समझना जरूरी है। Discipline का अर्थ है मान्य Standard का पालन करना और परिस्थितियों की जरूरत के अनुसार उचित प्रक्रिया से उसमें बदलाव करना। Rigidity का अर्थ है किसी अनुपयुक्त व्यवस्था को केवल इसलिए जारी रखना क्योंकि उसे पहले निर्धारित किया गया था।

एक प्रभावी Five-S System में नियमों का पालन करने के साथ-साथ आवश्यक बदलावों को सही प्रक्रिया के माध्यम से लागू करने की सुविधा भी होनी चाहिए।

4.9 नेतृत्व और कर्मचारियों का संयुक्त योगदान

Leadership दिशा प्रदान करती है, संसाधन उपलब्ध कराती है और जवाबदेही सुनिश्चित करती है। Employees अपने व्यावहारिक अनुभव, नियमित कार्य निष्पादन और सुधार के अवसरों की पहचान के माध्यम से योगदान देते हैं। Supervisors इन दोनों के बीच तालमेल बनाते हैं। वे Management की अपेक्षाओं को रोजमर्रा की कार्यप्रणाली से जोड़ते हैं और काम के दौरान आने वाली समस्याओं की जानकारी संबंधित अधिकारियों तक पहुँचाते हैं।

जब इन सभी की जिम्मेदारियाँ एक-दूसरे के अनुरूप होती हैं, तो Five-S संगठन की Working Culture का हिस्सा बन सकता है।

Pipe Shop – East Yard के लिए उपलब्ध Certificate Details इस Workplace Management Initiative का एक ऐतिहासिक संदर्भ प्रदान करती हैं। लेकिन इन विवरणों से उस अवधि में लागू Leadership Structure, कर्मचारियों की भागीदारी के स्तर या संगठन की कार्यसंस्कृति में हुए बदलावों की पुष्टि नहीं होती।

फिर भी, Five-S Implementation की सफलता को समझने और उसे लंबे समय तक बनाए रखने के लिए नेतृत्व की प्रतिबद्धता, कर्मचारियों की भागीदारी, स्पष्ट Communication और नियमित सुधार महत्वपूर्ण कारक हैं।

अगले अध्याय में Workplace Organization, Operational Discipline, Safety Awareness और Quality के बीच संबंध को समझाया जाएगा।

#लीनप्रबंधन

अध्याय 5 — सुरक्षा, कार्यक्षमता और कार्य संचालन में अनुशासन

शिष्टाचार: WolfOut Traders

5.1 व्यवस्थित कार्यस्थल सुरक्षित और नियंत्रित काम में मदद करता है

Industrial Safety यानी औद्योगिक सुरक्षा कई स्तरों पर निर्भर करती है। इसमें Engineering Controls, उपकरणों की सही स्थिति, स्वीकृत प्रक्रियाएँ, Training, Supervision और कर्मचारियों का व्यवहार शामिल हैं। कार्यस्थल को व्यवस्थित रखना भी इस वातावरण को बेहतर बनाने में योगदान देता है, क्योंकि इससे काम करने की जगह की स्थिति को समझना और उसे नियंत्रित करना आसान हो सकता है।

Five-S स्पष्ट Storage Arrangements, अनावश्यक रुकावटों को हटाने, नियमित सफाई, सामान की सही पहचान और लगातार Housekeeping Practices को बढ़ावा देकर सुरक्षा में सहयोग कर सकता है।

हालाँकि, Five-S कानूनी सुरक्षा दायित्वों, Hazard Assessments, Personal Protective Equipment (PPE), Machine Guarding, Permit-to-Work व्यवस्था या Technical Safety Controls का विकल्प नहीं है। इसका योगदान सहायक है। यह उन परिस्थितियों को व्यवस्थित बनाए रखने में मदद करता है, जिनमें पहले से लागू Safety Systems प्रभावी ढंग से काम कर सकें।

Pipe Shop जैसे औद्योगिक कार्यक्षेत्र में, जहाँ Materials, Tools, Equipment और साझा औद्योगिक क्षेत्रों में आवाजाही शामिल हो सकती है, कार्यस्थल की योजना बनाने और उसे व्यवस्थित बनाए रखने के लिए ये सिद्धांत उपयोगी हैं।

हालाँकि, इस विशेष विभाग पर लागू वास्तविक खतरों और सुरक्षा उपायों की जानकारी उसके स्वीकृत Safety Documents के आधार पर ही निर्धारित की जानी चाहिए।

5.2 रास्तों और आवाजाही के लिए पर्याप्त जगह

औद्योगिक कार्यस्थलों पर कर्मचारियों और Materials को निर्धारित क्षेत्रों से होकर आना-जाना पड़ता है। यदि सामान बिना किसी स्पष्ट व्यवस्था के रखा जाता है, तो आने-जाने के रास्ते बाधित हो सकते हैं या उनका सही उपयोग करना मुश्किल हो सकता है।

Set in Order के माध्यम से सामान रखने की निर्धारित जगह और उचित Movement Arrangements तय करने में मदद मिल सकती है। Sort कार्यक्षेत्र में जगह घेरने वाली अनावश्यक वस्तुओं की पहचान करने में सहायक होता है। Sustain यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि ये व्यवस्थाएँ समय के साथ कमजोर न पड़ें और लगातार प्रभावी बनी रहें।

उदाहरण के लिए, कोई संगठन Processing की प्रतीक्षा कर रहे Materials के लिए उचित स्थान निर्धारित कर सकता है और यह स्पष्ट कर सकता है कि Temporary Storage कहाँ की जा सकती है। ऐसी व्यवस्था Approved Layout, Load-Handling Requirements और संबंधित Safety Rules के अनुरूप होनी चाहिए।

Visual Markings कर्मचारियों को निर्धारित क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकती हैं। लेकिन केवल निशान बना देने से यह साबित नहीं होता कि कोई स्थान सुरक्षित है। उस स्थान की वास्तविक व्यवस्था की जाँच सक्षम और अधिकृत व्यक्तियों द्वारा की जानी चाहिए।

इस व्यवस्था का संभावित लाभ यह है कि कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से पता रहता है कि कौन-सी वस्तु कहाँ रखनी है और किन रास्तों या क्षेत्रों को खाली रखना जरूरी है।

5.3 सफाई से निरीक्षण के अवसर भी मिलते हैं

Five-S का Shine सिद्धांत सफाई को निरीक्षण से जोड़ता है।

जब कर्मचारी नियमित रूप से अपने कार्यक्षेत्र की सफाई करते हैं और उसकी स्थिति देखते हैं, तो वे उपकरणों, Storage Locations और आसपास की सतहों की सामान्य स्थिति से अधिक परिचित हो सकते हैं। इससे सामान्य स्थिति में होने वाले बदलावों को पहचानना आसान हो सकता है।

उदाहरण के लिए, किसी जगह पर Leakage, क्षतिग्रस्त Container, ढीला Component, खराब Label या जमा हुआ कचरा दिखाई दे सकता है। ऐसी स्थिति की जाँच और उस पर की जाने वाली कार्रवाई समस्या की प्रकृति तथा संगठन की निर्धारित प्रक्रियाओं पर निर्भर करेगी।

यह मान लेना सही नहीं होगा कि हर समस्या केवल सफाई करने से दूर हो सकती है। कुछ स्थितियों में Maintenance, Engineering Review, Equipment Isolation या Formal Reporting की आवश्यकता हो सकती है।

एक व्यवस्थित Cleaning Routine का मुख्य लाभ यह है कि कर्मचारियों को समस्याओं को पहचानने और उनकी सूचना देने की आदत विकसित करने में मदद मिलती है। इससे समस्याओं को लंबे समय तक अनदेखा करते रहने की संभावना कम हो सकती है।

5.4 उपकरणों की देखभाल और असामान्य स्थितियों की पहचान

Five-S, Preventive Maintenance का विकल्प नहीं है, लेकिन यह उपकरणों की देखभाल से जुड़े अनुशासन को मजबूत करने में सहायता कर सकता है।

उपकरणों के आसपास साफ-सुथरी और व्यवस्थित जगह होने से Accessories की कमी, बाहरी Components की क्षति या किसी असामान्य स्थिति को पहचानना आसान हो सकता है। सामान रखने की स्पष्ट व्यवस्था यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकती है कि निर्धारित Accessories और Tools उपयोग के बाद अपनी उचित जगह पर वापस रखे जाएँ।

किसी भी Inspection या Cleaning Activity को कर्मचारी की अनुमति और योग्यता की सीमा के भीतर ही किया जाना चाहिए। जहाँ संबंधित प्रक्रिया के अनुसार जरूरी हो, वहाँ उपकरण को सुरक्षित बनाना या अलग करना आवश्यक है। केवल बाहरी रूप को बेहतर दिखाने के लिए कर्मचारियों को Machine Guards हटाने, Machinery खोलने या Controlled Systems में हस्तक्षेप करने का प्रयास नहीं करना चाहिए।

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में ये Five-S Framework के संभावित उपयोग हैं। इन्हें इस विभाग में पहले से अपनाई गई किसी विशेष Equipment Maintenance Practice का प्रमाण नहीं समझना चाहिए।

5.5 Quality की शुरुआत Final Inspection से पहले होती है

Quality यानी गुणवत्ता को अक्सर Inspection और Testing से जोड़ा जाता है। लेकिन Inspection से पहले कार्यस्थल की स्थिति भी महत्वपूर्ण होती है।

यदि किसी Item की पहचान स्पष्ट है और उसे उचित स्थान पर रखा गया है, तो उसे अन्य Materials से अलग पहचानना आसान हो सकता है। एक नियंत्रित Document System अधिकृत कर्मचारियों को लागू जानकारी प्राप्त करने में मदद कर सकता है। इसी तरह, व्यवस्थित Workstation काम को एक निश्चित और नियमित क्रम में करने में सहयोग दे सकता है।

हालाँकि, इन व्यवस्थाओं से यह गारंटी नहीं मिलती कि Product या Process सभी Technical Requirements के अनुरूप होगा। इसके लिए Specifications, कर्मचारियों की योग्यता, Approved Procedures, Inspection, Testing और अन्य लागू Controls का पालन आवश्यक है।

फिर भी, Five-S कार्यस्थल पर होने वाली ऐसी अव्यवस्था को कम करने में मदद कर सकता है, जो काम को लगातार और सही तरीके से करने में बाधा बनती है।

एक उदाहरण पर विचार करें। यदि अलग-अलग कार्यों के Materials को बिना स्पष्ट पहचान या अलग व्यवस्था के रखा जाता है, तो सही Material चुनने में भ्रम हो सकता है। बेहतर Identification और निर्धारित Storage Locations से Materials को पहचानना और चुनना आसान हो सकता है। इससे गलत Item चुनने की संभावना कम हो सकती है।

लेकिन Pipe Shop – East Yard में वास्तव में ऐसी गलतियों में कमी आई थी या नहीं, इसकी पुष्टि के लिए संबंधित Records और अन्य दस्तावेजी प्रमाण जरूरी होंगे।

5.6 अनावश्यक आवाजाही और सामान खोजने में लगने वाला समय कम करना

कर्मचारियों को सामान खोजने और एक स्थान से दूसरे स्थान तक जाने में समय लगना, कार्य संचालन में होने वाली सामान्य समस्याओं में शामिल है।

कर्मचारियों को किसी उपकरण की तलाश में अलग-अलग Workstations के बीच जाना पड़ सकता है। सामान गलत जगह रखे जाने के कारण उन्हें बार-बार Storage Area में लौटना पड़ सकता है। कभी-कभी काम रोककर यह भी पूछना पड़ सकता है कि कोई Material कहाँ रखा जाना चाहिए।

कार्यस्थल की अच्छी योजना और उचित व्यवस्था से इनमें से कुछ रुकावटों को कम किया जा सकता है।

हालाँकि, केवल सभी चीजों को Workstation के पास रख देना सही समाधान नहीं है। ऐसा करने से भीड़ बढ़ सकती है, सुरक्षा संबंधी समस्याएँ पैदा हो सकती हैं या Storage Control बनाए रखना कठिन हो सकता है।

एक प्रभावी व्यवस्था में सामान तक आसान पहुँच, सुरक्षित Storage, स्पष्ट Identification और कार्य की वास्तविक जरूरतों के बीच संतुलन होना चाहिए।

सुधार को समझने के लिए कुछ उपयोगी Indicators हो सकते हैं:

• चुने हुए Tools को ढूँढ़ने और प्राप्त करने में लगने वाला समय।
• गलत जगह रखी गई वस्तुओं की संख्या या बारंबारता।
• अनावश्यक आवाजाही से संबंधित अवलोकन।

इन Measures को लगातार एक समान तरीके से परिभाषित और दर्ज किया जाना चाहिए। तभी उनके आधार पर विश्वसनीय निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं।

वर्ष 2015 के Certification Project के लिए ऐसे कोई Measurements उपलब्ध नहीं कराए गए हैं। इसलिए इस परियोजना के कारण Productivity में कितनी वृद्धि हुई, इसका कोई संख्यात्मक दावा करना उचित नहीं होगा।

5.7 Visual Management और असामान्य स्थितियों की पहचान

Visual Management का उद्देश्य कार्यस्थल की अपेक्षित स्थिति को स्पष्ट और आसानी से समझने योग्य बनाना है।

इसके उदाहरणों में सामान रखने की स्पष्ट पहचान वाली जगहें, उचित Labels, स्वीकृत Floor Markings, निर्धारित Staging Areas और वस्तुओं की सही व्यवस्था दिखाने वाले Visual References शामिल हो सकते हैं।

इसका उद्देश्य यह है कि सामान्य व्यवस्था से होने वाले अंतर को आसानी से पहचाना जा सके। उदाहरण के लिए, यदि कोई Tool अपनी निर्धारित जगह पर नहीं है या कोई वस्तु गलत Zone में रखी गई है, तो इस अंतर को पहचानना अपेक्षाकृत आसान होना चाहिए।

Visual Management तभी प्रभावी होता है, जब उसमें दी गई जानकारी सही और अद्यतन हो। यदि Labels क्षतिग्रस्त हों, Colours के अर्थ अलग-अलग जगहों पर अलग हों या Location Markings पुरानी हो चुकी हों, तो वे भ्रम कम करने के बजाय बढ़ा सकती हैं।

Colour Coding और Signage का उपयोग भी संगठन के लागू Standards और Safety Requirements के अनुसार होना चाहिए।

5.8 Safety Culture और रोजमर्रा की आदतें

Safety Culture यानी सुरक्षा की संस्कृति तब मजबूत होती है, जब कर्मचारी समझते हैं कि सुरक्षित कार्यस्थल बनाए रखने के लिए औपचारिक नियमों के साथ-साथ रोजमर्रा के व्यवहार भी महत्वपूर्ण हैं।

Materials को उचित जगह पर वापस रखना, निर्धारित रास्तों को खाली रखना, क्षतिग्रस्त उपकरणों की सूचना देना और साझा कार्यक्षेत्र को तय मानकों के अनुसार बनाए रखना ऐसे व्यवहारों के उदाहरण हैं, जो सुरक्षा की संस्कृति को मजबूत कर सकते हैं।

Five-S इन व्यवहारों को अधिक स्पष्ट और समीक्षा योग्य बनाने में मदद कर सकता है।

फिर भी, किसी व्यवस्थित और साफ-सुथरे कार्यस्थल को इस बात का प्रमाण नहीं मानना चाहिए कि सभी दुर्घटनाएँ समाप्त हो गई हैं या सभी जोखिम नियंत्रित हैं। कोई कार्यस्थल साफ-सुथरा होने के बावजूद गंभीर Technical Hazards रख सकता है।

इसी तरह, किसी समस्या की सूचना मिलना हमेशा असफल व्यवस्था का संकेत नहीं होता। यदि समस्या को समय पर पहचान लिया जाए और उचित तरीके से संभाला जाए, तो यह प्रभावी Reporting और Control का संकेत भी हो सकता है।

Workplace Management का उद्देश्य सुरक्षित और भरोसेमंद काम के लिए बेहतर परिस्थितियाँ तैयार करना है। यह Professional Risk Assessment का विकल्प नहीं है।

5.9 Safety और Productivity के बीच संबंध

Safety और Productivity पर अक्सर अलग-अलग चर्चा की जाती है, लेकिन काम की योजना और प्रबंधन के माध्यम से दोनों एक-दूसरे से जुड़े होते हैं।

रास्ते में पड़ी कोई बाधा कर्मचारियों की आवाजाही और कार्यक्षमता, दोनों को प्रभावित कर सकती है। सामान रखने की अस्पष्ट व्यवस्था से समय भी बर्बाद हो सकता है और Materials को उठाने या रखने में जोखिम भी बढ़ सकता है। किसी क्षतिग्रस्त वस्तु के कारण Production रुक सकता है और उसे ठीक करने के लिए अतिरिक्त कार्रवाई करनी पड़ सकती है।

कार्यस्थल की व्यवस्थित व्यवस्था ऐसी अनावश्यक कठिनाइयों को कम करने में मदद कर सकती है। इससे Supervisors को कार्यक्षेत्र की स्थिति देखने और जरूरी सुधारों को प्राथमिकता देने में भी सुविधा हो सकती है।

ये संभावित Operational Benefits हैं। दस्तावेजी प्रमाण के बिना इन्हें दुर्घटनाओं में कमी, Defects कम होने या Production Output बढ़ने के प्रमाण के रूप में प्रस्तुत नहीं करना चाहिए।

5.10 Operational Discipline के लिए एक व्यावहारिक मानक

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में व्यापक सीख यह है कि Workplace Organization को वास्तविक काम की जरूरतों का समर्थन करना चाहिए।

एक सफल व्यवस्था व्यावहारिक, Technical Requirements के अनुरूप, सुरक्षित और लंबे समय तक बनाए रखने योग्य होनी चाहिए। इसमें जिम्मेदारियाँ स्पष्ट होनी चाहिए और कार्यस्थल की अपेक्षित स्थिति को आसानी से समझा जा सकना चाहिए।

साथ ही, Five-S को मौजूदा Quality और Safety Controls के साथ जुड़कर काम करना चाहिए। इसे ऐसी अलग व्यवस्था के रूप में लागू नहीं करना चाहिए, जो पहले से स्थापित प्रक्रियाओं से टकराती हो।

वर्ष 2015 से 2018 तक की Certificate Period, Workplace Management में औपचारिक मान्यता की भूमिका को समझने के लिए एक ऐतिहासिक संदर्भ प्रदान करती है।

अगले अध्याय में चर्चा की जाएगी कि Certification का क्या अर्थ हो सकता है, यह किन बातों को प्रमाणित नहीं करता और Five-S तथा ISO 9001 के बीच स्पष्ट अंतर बनाए रखना क्यों महत्वपूर्ण है।

#औद्योगिकसुरक्षा

अध्याय 6 — वर्ष 2015 का Five-S Certification Milestone

6.1 Certification एक महत्वपूर्ण उपलब्धि के रूप में

इस Case Study के लिए उपलब्ध जानकारी के अनुसार, Mazagon Dock Limited के SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard को Five-S (5S) Certificate जारी किया गया था। इसमें Certificate का Issue Year 2015 और Validity Period वर्ष 2018 तक बताया गया है।

यह Certificate इस Case Study की मुख्य दस्तावेजी उपलब्धि है।

Certificate कई उद्देश्यों को पूरा कर सकता है। यह किसी निर्धारित Assessment Scheme के अंतर्गत मिली मान्यता का रिकॉर्ड हो सकता है। यह भी दर्शा सकता है कि किसी विशेष कार्यस्थल का तय मानदंडों के आधार पर मूल्यांकन किया गया था। इसके अलावा, Certificate भविष्य में Monitoring और Review के लिए एक संदर्भ प्रदान कर सकता है। यह संगठन को जिम्मेदारियाँ दर्ज करने और Assessment से संबंधित अच्छी कार्यप्रणालियों को बनाए रखने के लिए भी प्रोत्साहित कर सकता है।

हालाँकि, किसी Certificate का वास्तविक महत्व उसे जारी करने वाली संस्था, लागू Criteria, Assessment Scope, Findings और Validity Conditions पर निर्भर करता है।

Pipe Shop का मूल Certificate और उसका विस्तृत Assessment Record उपलब्ध नहीं है। इसलिए इस Case Study में Certificate के Issue Year और Validity Period के अलावा किसी विशेष Grade, Auditor, Score या Assessment Result का दावा नहीं किया गया है।

एक Professional Corporate Case Study में यह अंतर बनाए रखना महत्वपूर्ण है। किसी उपलब्धि के महत्व को स्पष्ट करना चाहिए, लेकिन संगठन से संबंधित ऐसी जानकारी नहीं जोड़नी चाहिए जिसकी पुष्टि करने के लिए पर्याप्त प्रमाण उपलब्ध न हों।

6.2 Mazagon Dock में Five-S का व्यापक संदर्भ

कंपनी के सार्वजनिक Records से Mazagon Dock Shipbuilders Limited में Five-S के उपयोग के बारे में अतिरिक्त जानकारी मिलती है।

कंपनी की Annual Report 2017–2018 के अनुसार, Five-S Quality Concept की शुरुआत वर्ष 2009 में हुई थी। Report में यह भी बताया गया कि उस समय तक कंपनी की 15 Workshops, Offices या Stores में इस Concept को लागू किया जा चुका था। Report में कंपनी के व्यापक Five-S Programme के अंतर्गत Quarterly Internal Audits तथा External Certification और Surveillance Audits का भी उल्लेख है।

यह जानकारी महत्वपूर्ण है, क्योंकि इससे पता चलता है कि Five-S को केवल किसी एक स्थान तक सीमित गतिविधि के रूप में प्रस्तुत नहीं किया गया था। कंपनी की Report में इसे कई Operational Areas से जुड़ी व्यापक Workplace Management Initiative के रूप में बताया गया था।

हालाँकि, कंपनी के व्यापक Programme की जानकारी के आधार पर Pipe Shop – East Yard के Certificate से संबंधित ऐसी किसी बात का अनुमान नहीं लगाना चाहिए, जिसकी अलग से पुष्टि नहीं हुई है। Annual Report में दी गई जानकारी से इस विशेष विभाग का व्यक्तिगत Assessment Result, Score या Implementation History स्थापित नहीं होती।

फिर भी, कंपनी का यह व्यापक संदर्भ समझने में मदद करता है कि बड़े Industrial Organization में Workplace Management क्यों महत्वपूर्ण हो सकता है। एक समान Framework अलग-अलग Workshops, Stores और Offices को पहचान योग्य Standards की दिशा में काम करने में सहायता दे सकता है। साथ ही, प्रत्येक स्थान अपनी Operational Requirements के अनुसार उन Standards को लागू कर सकता है।

6.3 Certification Assessment की तैयारी

Workplace Management Assessment के दौरान संगठन को यह दिखाना पड़ सकता है कि संबंधित Practices वास्तव में लागू हैं और उनका मूल्यांकन किया जा सकता है। इसकी सटीक आवश्यकताएँ संबंधित Assessment Scheme पर निर्भर करती हैं।

तैयारी की एक व्यवस्थित प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं:

• कार्यस्थल की वर्तमान स्थिति की समीक्षा करना।
• लागू Criteria के मुकाबले कमियों की पहचान करना।
• सुधारात्मक कार्रवाइयों की जिम्मेदारी तय करना।
• Visual Standards स्थापित करना।
• कर्मचारियों और Supervisors की जिम्मेदारियाँ स्पष्ट करना।
• जहाँ आवश्यक हो, संबंधित Records उपलब्ध रखना।

Pipe Shop और उससे जुड़े Office के लिए समीक्षा के संभावित क्षेत्रों में Storage Organization, Tool Identification, Cleaning Routines, Workplace Standards, Document Arrangements और सुधारों को बनाए रखने की व्यवस्था शामिल हो सकती है।

Assessment में कार्यस्थल की वास्तविक स्थिति दिखाई देनी चाहिए। केवल निरीक्षण के समय के लिए अस्थायी व्यवस्था बना देना पर्याप्त नहीं है। यदि किसी कार्यस्थल को केवल Inspection से ठीक पहले अतिरिक्त सफाई या सामान की पुनर्व्यवस्था करके मानक के अनुरूप दिखाया जाता है, तो इससे यह साबित नहीं होता कि वहाँ लंबे समय तक बनाए रखने योग्य System स्थापित हो चुका है।

इसलिए बेहतर तरीका यह है कि Assessment की तैयारी को रोजमर्रा की कार्यप्रणाली का हिस्सा बनाया जाए।

ये Five-S Assessment की सामान्य अनुशंसित Practices हैं। इन्हें वर्ष 2015 में Pipe Shop – East Yard में अपनाई गई किसी विशेष तैयारी प्रक्रिया का प्रमाण नहीं माना जाना चाहिए।

6.4 Assessment और Evidence की भूमिका

Certification का व्यावहारिक महत्व तब बढ़ता है, जब Assessment स्पष्ट Criteria और उपयुक्त Evidence यानी प्रमाण पर आधारित हो।

Assessment Scheme की आवश्यकताओं के अनुसार, Evidence में निम्नलिखित चीजें शामिल हो सकती हैं:

• कार्यस्थल की प्रत्यक्ष जाँच।
• लिखित Workplace Standards।
• निर्धारित जिम्मेदारियों के Records।
• पूरी की गई Reviews और Checklists।
• Corrective Action Records।
• कर्मचारियों को लागू व्यवस्थाओं की समझ।

Evidence का उद्देश्य लिखित Standard और कार्यस्थल की वास्तविक स्थिति के बीच संबंध स्थापित करना है।

उदाहरण के लिए, लिखित Cleaning Schedule यह बताता है कि सफाई किस प्रकार की जानी चाहिए। लेकिन उस Routine का वास्तव में पालन हो रहा है या नहीं, यह समझने के लिए निरीक्षण और Records की जरूरत पड़ सकती है।

इसी तरह, Tool Location Chart यह बता सकता है कि उपकरण कहाँ रखे जाने चाहिए। लेकिन यह भी देखना जरूरी है कि वास्तविक Storage Area उसी व्यवस्था के अनुरूप है या नहीं।

एक विकसित Workplace Management System में Documentation और Practical Implementation, दोनों को महत्व दिया जाता है।

इसमें कमियों और Deviations को भी पारदर्शी तरीके से संभालना चाहिए। यदि कोई कमी सामने आती है, तो संगठन उसके कारण को समझकर उचित कार्रवाई कर सकता है और यह जाँच सकता है कि सुधार प्रभावी रहा या नहीं।

Pipe Shop – East Yard के लिए किसी विशेष Audit Observation या Finding का विवरण उपलब्ध नहीं कराया गया है। इसलिए इस अध्याय में किसी खास Nonconformity, Corrective Action या सफल Audit Result को सत्यापित ऐतिहासिक घटना के रूप में प्रस्तुत नहीं किया गया है।

6.5 Five-S Certification और ISO 9001 अलग-अलग हैं

यहाँ एक महत्वपूर्ण अंतर को समझना जरूरी है। वह अंतर Five-S Certification और ISO 9001 Quality Management System Certification के बीच है।

Five-S Workplace Management Certification और ISO 9001 Certification एक-दूसरे के विकल्प नहीं हैं।

Five-S मुख्य रूप से Workplace Organization, Cleanliness, Standardization और अनुशासित कार्यप्रणाली को लगातार बनाए रखने पर केंद्रित है।

इसके विपरीत, ISO 9001 किसी संगठन के Quality Management System के लिए आवश्यकताएँ निर्धारित करता है। इसमें ऐसे Processes को स्थापित करने और प्रबंधित करने से संबंधित आवश्यकताएँ शामिल होती हैं, जो संगठन के Products और Services की Quality से जुड़ी होती हैं।

Mazagon Dock Shipbuilders Limited ने ISO 9001 Certification से संबंधित गतिविधियों को भी अलग से दर्ज किया है। कंपनी की Annual Report 2017–2018 में Five-S Workplace Management और ISO 9001 Quality Management का उल्लेख अलग-अलग Sections में किया गया है। यह उनके अलग-अलग उद्देश्यों को दर्शाता है।

Pipe Shop के लिए उपलब्ध वर्ष 2015–2018 का Certificate एक 5S Certificate के रूप में पहचाना गया है। इसलिए इसे Five-S से संबंधित मान्यता के रूप में ही प्रस्तुत करना चाहिए। इसे इस बात का प्रमाण नहीं माना जा सकता कि संबंधित विभाग को वर्ष 2015 में ISO 9001 Certification प्राप्त हुआ था।

इसी तरह, यदि किसी बड़े Organizational Division के पास ISO 9001 Certificate है, तो इससे अपने आप यह साबित नहीं होता कि उसी Division की प्रत्येक Workshop के पास अलग Certificate है या वह अलग Certification Scope के अंतर्गत प्रमाणित है।

Certification से संबंधित किसी भी दावे को वास्तविक Certificate, Certified Entity, लागू Activities और संबंधित Dates से जोड़कर ही प्रस्तुत करना चाहिए।

यह अंतर Case Study को कमजोर नहीं करता, बल्कि इसे अधिक विश्वसनीय बनाता है। Five-S का अपना स्पष्ट Operational Purpose है। इसकी उपयोगिता समझाने के लिए इसे ISO 9001 के रूप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है।

6.6 Certification अंत नहीं, बल्कि आगे बढ़ने का एक चरण है

Certificate किसी Improvement Programme के महत्वपूर्ण चरण को दर्शा सकता है। लेकिन केवल Certificate जारी होने से यह सुनिश्चित नहीं होता कि कार्यस्थल के Standards हमेशा प्रभावी बने रहेंगे।

Tools दोबारा गलत जगह रखे जा सकते हैं। Labels खराब हो सकते हैं। Storage Requirements बदल सकती हैं। Cleaning Routines छूट सकती हैं। कर्मचारियों की जिम्मेदारियाँ बदल सकती हैं और काम में बदलाव के साथ पहले से उपयुक्त व्यवस्थाएँ कम प्रभावी हो सकती हैं।

इसीलिए Certification को कार्यस्थल की वर्तमान स्थिति की स्थायी गारंटी के बजाय एक ऐतिहासिक संदर्भ के रूप में समझना चाहिए।

उपलब्ध Certificate की Validity वर्ष 2018 तक बताई गई है। इससे यह साबित नहीं होता कि वही Certificate आज भी Valid है या Pipe Shop – East Yard को बाद में Recertification प्राप्त हुआ था। वर्तमान स्थिति के बारे में कोई दावा करने के लिए नए और प्रासंगिक Certification Evidence की आवश्यकता होगी।

कंपनी के व्यापक Records से यह जरूर पता चलता है कि Five-S पर आगे भी ध्यान दिया गया। Annual Report 2018–2019 में Workshops और Stores में इसके आगे के Implementation तथा कुछ निर्धारित स्थानों के लिए External Implementation Certificates का उल्लेख किया गया है। बाद की Company Reporting में भी Five-S को लगातार चलने वाली Workplace Management Initiative के रूप में प्रस्तुत किया गया है।

ये व्यापक गतिविधियाँ कंपनी में Five-S पर निरंतर ध्यान दिए जाने का संदर्भ प्रदान करती हैं। लेकिन इन्हें Pipe Shop – East Yard के व्यक्तिगत Recertification History का प्रमाण नहीं माना जाना चाहिए।

6.7 औपचारिक मान्यता का संगठनात्मक महत्व

औपचारिक Recognition यानी मान्यता तब उपयोगी हो सकती है, जब वह किसी वास्तविक और महत्वपूर्ण Operational Standard को मजबूत करे।

Certificate कर्मचारियों और Management के बीच Workplace Management से जुड़ी जिम्मेदारियों को अधिक स्पष्ट बना सकता है। यह आंतरिक चर्चाओं के लिए एक संदर्भ प्रदान कर सकता है, नियमित Reviews को प्रोत्साहित कर सकता है और अलग-अलग Teams के बीच अपेक्षाओं को साझा करने में मदद कर सकता है।

हालाँकि, इसका प्रभाव इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन उस मान्यता का उपयोग कैसे करता है।

यदि कर्मचारी Five-S के सिद्धांतों को समझते हैं और संगठन उन्हें बनाए रखने के लिए जरूरी Routines का पालन करता है, तो Certificate पहले से मौजूद Improvement Culture को मजबूत कर सकता है।

इसके विपरीत, यदि संबंधित Practices को बनाए नहीं रखा जाता, तो समय के साथ Certificate का व्यावहारिक महत्व कम हो सकता है।

इसलिए Certification का सबसे अच्छा उपयोग औपचारिक मान्यता को रोजमर्रा के कार्य व्यवहार से जोड़ना है।

6.8 वर्ष 2015–2018 की अवधि का महत्व

इस Case Study में वर्ष 2015 से 2018 तक की अवधि उपलब्ध Five-S Certificate की बताई गई Validity Period है।

यह अवधि औद्योगिक कार्यस्थल में Workplace Management से संबंधित औपचारिक मान्यता की भूमिका को समझने के लिए एक निश्चित ऐतिहासिक संदर्भ प्रदान करती है।

हालाँकि, इससे Implementation की सटीक शुरुआत की तारीख, Certification से पहले कार्यस्थल की स्थिति या Validity Period समाप्त होने के बाद विभाग के Performance की पुष्टि नहीं होती।

यदि इस Case Study को अधिक विस्तृत ऐतिहासिक दस्तावेज बनाना हो, तो निम्नलिखित सामग्री उपयोगी हो सकती है:

• मूल Five-S Certificate।
• संबंधित Assessment Reports।
• तारीख सहित Workplace Photographs।
• Implementation Records।
• Internal Review Meetings के Minutes।
• Performance Indicators से जुड़े दस्तावेजी प्रमाण।

इन सामग्रियों से सामान्य विश्लेषण के बजाय इस विशेष विभाग में हुए वास्तविक बदलावों और उन्हें बनाए रखने के तरीकों का अधिक प्रमाणित विवरण तैयार किया जा सकता है।

जब तक ऐसे प्रमाण उपलब्ध नहीं होते, जिम्मेदार निष्कर्ष यही है कि Certificate उपलब्ध जानकारी के अनुसार Five-S से संबंधित एक महत्वपूर्ण ऐतिहासिक Milestone को दर्शाता है। इसके वास्तविक Operational और Business Outcomes का मूल्यांकन अलग से किया जाना चाहिए।

अगले अध्याय में Workplace Organization और Organizational Development के बीच संबंध पर चर्चा की जाएगी। इसमें संभावित Operational Benefits और प्रमाणित Performance Results के बीच अंतर को विशेष रूप से समझाया जाएगा।

#कार्यस्थलव्यवस्थापन

अध्याय 7 — Productivity, Quality और संगठनात्मक विकास

7.1 व्यवस्थित कार्यस्थल से बेहतर कार्यक्षमता तक

कभी-कभी Workplace Organization यानी कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने को एक छोटी Administrative Activity माना जाता है, जिसका Industrial Organization के तकनीकी काम से कोई विशेष संबंध नहीं है। लेकिन वास्तविकता में कार्यस्थल की व्यवस्था उन परिस्थितियों को प्रभावित कर सकती है, जिनमें तकनीकी काम किया जाता है।

जब कार्यस्थल व्यवस्थित होता है, तो कर्मचारियों के लिए Tools तक पहुँचना, Materials की पहचान करना, Storage Arrangements को समझना और किसी वस्तु के गलत स्थान पर होने की पहचान करना आसान हो सकता है। इससे काम करने के तरीकों में अधिक निरंतरता बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

Five-S और Operational Capability के बीच संबंध प्रत्यक्ष नहीं, लेकिन महत्वपूर्ण है। Five-S स्वयं किसी Component का निर्माण नहीं करता, Engineering Drawing को मंजूरी नहीं देता और Quality Inspection भी नहीं करता। इसके बजाय, यह उस वातावरण को अधिक व्यवस्थित और अनुमान के अनुसार काम करने योग्य बनाने में सहायता कर सकता है, जहाँ ये गतिविधियाँ की जाती हैं।

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में, Workplace Management System के संभावित लाभों को समझने के लिए यह एक उचित आधार प्रदान करता है। हालाँकि, इससे यह साबित नहीं होता कि वर्ष 2015 के Certificate के बाद Productivity में कोई विशेष वृद्धि या Quality Improvement मापा गया था।

7.2 काम की तैयारी में संभावित सुधार

औद्योगिक कार्यों में मुख्य गतिविधि शुरू करने से पहले कई तैयारियाँ करनी पड़ती हैं। कर्मचारियों को Tools ढूँढ़ने, Materials की पहचान करने, लागू Instructions देखने, Workstation तैयार करने और जरूरी Equipment की उपलब्धता सुनिश्चित करने की आवश्यकता हो सकती है।

यदि इन प्रारंभिक गतिविधियों को पूरा करना अनावश्यक रूप से कठिन हो, तो वास्तविक तकनीकी काम शुरू होने से पहले ही देरी हो सकती है।

एक अच्छी तरह से तैयार Five-S Arrangement, Storage Locations निर्धारित करके, स्पष्ट Identification बनाए रखकर और कार्यक्षेत्र की स्थिति के लिए Standards तय करके, काम की तैयारी को आसान बना सकती है।

एक उदाहरण के रूप में, मान लीजिए कि एक Team साझा Tools के Set का उपयोग करती है। यदि उपयोग के बाद सभी Tools को उनकी निर्धारित जगह पर वापस रखा जाए और उनकी स्थिति स्पष्ट हो, तो अगला कर्मचारी उन्हें ढूँढ़ने में कम समय लगा सकता है और काम की तैयारी आसानी से कर सकता है।

इसका संभावित लाभ अनावश्यक तैयारी के समय में कमी हो सकता है। लेकिन Pipe Shop – East Yard में वास्तव में ऐसा हुआ था या नहीं, इसकी पुष्टि के लिए प्रत्यक्ष अवलोकन या संबंधित Records की आवश्यकता होगी।

7.3 Workflow में अधिक निरंतरता

Workflow यानी कार्यप्रवाह इस बात पर निर्भर करता है कि अलग-अलग गतिविधियों के बीच Information, Materials और Work किस प्रकार आगे बढ़ते हैं।

जब किसी वस्तु की स्थिति स्पष्ट नहीं होती, तो कार्यस्थल का प्रबंधन कठिन हो सकता है। कर्मचारियों को यह पता लगाने की जरूरत पड़ सकती है कि कोई Item काम की प्रतीक्षा में है, Inspection के लिए तैयार है, पूरा हो चुका है या किसी अन्य स्थिति में है। यदि Staging Arrangements एक समान न हों, तो अतिरिक्त जानकारी और स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है।

Five-S निर्धारित Locations और Visual Identification को बढ़ावा देकर Workflow को अधिक स्पष्ट बनाने में मदद कर सकता है। हालाँकि, ऐसी व्यवस्थाएँ संगठन की Approved Process के अनुरूप होनी चाहिए। इन्हें Formal Inspection Status, Quality Release या Traceability Controls का विकल्प नहीं बनाया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, कोई संगठन Work in Progress की अलग-अलग श्रेणियों के लिए अलग और स्वीकृत Locations निर्धारित कर सकता है, जहाँ ऐसा करना उचित हो। इससे कर्मचारियों को काम के अपेक्षित प्रवाह को समझने में मदद मिलेगी। साथ ही, काम की वास्तविक स्थिति तय करने के लिए Formal Records और Authorization Procedures का पालन जारी रहेगा।

इस व्यवस्था का संभावित लाभ अलग-अलग गतिविधियों के बीच भ्रम कम करना और Coordination में निरंतरता बढ़ाना है।

7.4 काम के स्थान पर Quality Awareness

Quality Management तब अधिक प्रभावी होता है, जब कर्मचारी समझते हैं कि उनके रोजमर्रा के काम का अंतिम परिणाम की गुणवत्ता पर क्या प्रभाव पड़ता है।

साफ-सुथरा और व्यवस्थित कार्यस्थल Materials, Equipment, Identification और Instructions पर ध्यान देने की आदत को मजबूत कर सकता है। Standardized Arrangements के कारण निर्धारित व्यवस्था से होने वाले अंतर को पहचानना भी आसान हो सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि किसी Storage Location पर स्पष्ट पहचान दी गई है और सामान रखने की व्यवस्था निर्धारित है, तो गलत जगह रखी गई वस्तु आसानी से दिखाई दे सकती है। इसी तरह, यदि किसी Work Area के लिए Shift समाप्त होने पर उसकी स्थिति का स्पष्ट Standard तय है, तो अगली Shift के कर्मचारी को यह समझने में आसानी हो सकती है कि कार्यक्षेत्र काम के लिए तैयार है या नहीं।

ये Practices Quality Awareness को बढ़ावा दे सकती हैं, लेकिन इनसे यह साबित नहीं होता कि Product Defects में कमी आई है। Defect Rate कई कारकों पर निर्भर करती है, जिनमें Design, Material Conformity, Equipment Capability, Process Control, Operator Competence और Inspection शामिल हैं।

इसलिए किसी भी जिम्मेदार मूल्यांकन में कार्यस्थल की स्थिति में सुधार और Product Quality में स्वतंत्र रूप से मापे गए सुधार के बीच स्पष्ट अंतर रखना चाहिए।

7.5 समय और अनावश्यक मेहनत का बेहतर प्रबंधन

Tools खोजने, Storage Locations के बारे में जानकारी लेने या अनावश्यक वस्तुओं को हटाने में लगाया गया समय ऐसी मेहनत का हिस्सा हो सकता है, जो सीधे तकनीकी कार्य में योगदान नहीं देती।

Five-S कार्यस्थल को अधिक सुव्यवस्थित और अनुमान के अनुसार काम करने योग्य बनाकर इस तरह की कुछ अनावश्यक मेहनत को कम करने का प्रयास करता है।

इसके प्रभाव का मूल्यांकन करने के लिए संगठन कुछ प्रतिनिधि कार्य चुन सकता है और कार्यस्थल में बदलाव से पहले तथा बाद में Preparation Time या Retrieval Time को माप सकता है। तुलना के लिए समान Measurement Method का उपयोग करना जरूरी होगा। साथ ही, जिन कार्यों की तुलना की जा रही है, वे यथासंभव समान परिस्थितियों में किए जाने चाहिए।

एक साधारण तुलना में निम्नलिखित Indicators शामिल हो सकते हैं:

• आमतौर पर उपयोग होने वाले चुने हुए Tools को प्राप्त करने में लगने वाला समय।
• ऐसी वस्तुओं की बारंबारता, जिनके गायब होने या गलत जगह रखे जाने की सूचना मिलती है।
• किसी निर्धारित कार्य के दौरान देखी गई अनावश्यक आवाजाही की संख्या।
• समीक्षा की गई Storage Locations में से कितनी Approved Standard के अनुरूप हैं।
• Housekeeping या Identification से जुड़ी समस्याएँ कितनी बार दोबारा सामने आती हैं।

ये सुझाए गए Indicators हैं, Pipe Shop – East Yard के ऐतिहासिक परिणाम नहीं।

Measurement का वास्तविक महत्व यह दिखाने में है कि सुधार हुआ है या नहीं। केवल इस सामान्य धारणा पर निर्भर रहना पर्याप्त नहीं है कि कार्यस्थल पहले से अधिक अच्छा दिखाई दे रहा है।

7.6 अनावश्यक सामान और अव्यवस्था को कम करना

Five-S कार्यस्थल में मौजूद वस्तुओं की समीक्षा करने के लिए प्रोत्साहित करता है। इस प्रक्रिया से ऐसे Materials या Equipment की पहचान हो सकती है, जिनका उस क्षेत्र में अब कोई स्पष्ट उद्देश्य नहीं रह गया है।

हालाँकि, भौतिक अव्यवस्था कम करने और Inventory को बिना सोच-विचार के घटाने में अंतर है।

Industrial Organizations को उचित Stock Levels बनाए रखने, आवश्यक Spare Parts सुरक्षित रखने, Traceability सुनिश्चित करने और Procurement तथा Material-Control Procedures का पालन करने की जरूरत होती है। कोई वस्तु रोज इस्तेमाल न होती हो, फिर भी वह काम के लिए आवश्यक हो सकती है।

Sort का उद्देश्य वस्तुओं की आवश्यकता और उनकी स्थिति की पहचान करना है, न कि बिना अनुमति संभावित रूप से मूल्यवान संसाधनों को फेंक देना।

यदि अनावश्यक वस्तुओं को स्वीकृत प्रक्रिया के माध्यम से हटाया जाता है, तो इससे Storage अधिक स्पष्ट हो सकता है, सामान तक पहुँच आसान हो सकती है और उपलब्ध जगह का बेहतर उपयोग किया जा सकता है। किसी भी Financial Saving का वास्तविक मूल्य इस बात पर निर्भर करेगा कि हटाई गई वस्तुएँ किस प्रकार की थीं और उनके निपटान की प्रक्रिया क्या थी।

Pipe Shop – East Yard में Inventory Reduction या Cost Saving का कोई प्रमाणित विवरण उपलब्ध नहीं है। इसलिए इसके Five-S Certificate के कारण हुई किसी विशेष वित्तीय बचत का दावा नहीं किया जा सकता।

7.7 Coordination को बेहतर सहयोग

Industrial Operations में ऐसे लोगों के बीच Coordination आवश्यक होता है, जो अलग-अलग स्थानों पर काम करते हैं या किसी Process के अलग-अलग हिस्सों की जिम्मेदारी निभाते हैं।

Standardized Workplace से कर्मचारियों को यह समझने में आसानी हो सकती है कि Tools, Materials और Records कहाँ रखे जाते हैं। यह व्यवस्था तब विशेष रूप से उपयोगी हो सकती है, जब एक Shift से दूसरी Shift को काम सौंपा जाता है या किसी कर्मचारी को ऐसे क्षेत्र में काम करना पड़ता है, जहाँ वह सामान्य रूप से काम नहीं करता।

इसमें Supporting Office की भूमिका भी महत्वपूर्ण है। Records और Documents को व्यवस्थित रखने से अधिकृत कर्मचारियों को आवश्यक जानकारी लगातार और सही तरीके से प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

ये लाभ तभी बेहतर तरीके से मिल सकते हैं, जब Workplace Organization और Formal Information Controls के बीच उचित तालमेल हो।

केवल Five-S लागू होने से यह गारंटी नहीं मिलती कि कोई Drawing तकनीकी रूप से सही है, किसी Document का Revision स्वीकृत है या किसी Component ने Inspection पास कर लिया है।

Five-S का व्यापक योगदान भौतिक और Administrative Environment को अधिक स्पष्ट, समझने योग्य और व्यवस्थित बनाने में है।

7.8 कर्मचारियों की क्षमता और संगठनात्मक ज्ञान

Workplace Standards व्यक्तिगत अनुभव और जानकारी को साझा Organizational Knowledge में बदलने में मदद कर सकते हैं।

यदि किसी कार्यस्थल की व्यवस्था पूरी तरह इस बात पर निर्भर करती है कि अनुभवी कर्मचारी अपनी याददाश्त से जानते हैं कि कौन-सी चीज कहाँ रखी जाती है, तो उन कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने या दूसरी जिम्मेदारी पर जाने से समस्याएँ पैदा हो सकती हैं। इसके विपरीत, लिखित और स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाली व्यवस्था इस निर्भरता को कम कर सकती है।

नया कर्मचारी सीख सकता है कि कौन-सी वस्तु कहाँ रखी जानी चाहिए। किसी दूसरे कर्मचारी को साझा कार्यक्षेत्र की अपेक्षित स्थिति समझने में मदद मिल सकती है। Supervisor भी केवल अनौपचारिक जानकारी पर निर्भर हुए बिना यह देख सकता है कि निर्धारित Standard का पालन हो रहा है या नहीं।

इसका अर्थ यह नहीं है कि अनुभव का महत्व समाप्त हो जाता है। बल्कि, अनुभवी कर्मचारियों की जानकारी को ऐसी व्यवस्था में शामिल किया जा सकता है, जिसे दूसरे लोग भी समझ सकें और उसका पालन कर सकें।

इसका संभावित लाभ कार्य संचालन में निरंतरता बनाए रखना और Training के लिए अधिक व्यवस्थित आधार तैयार करना है।

7.9 Five-S को व्यापक Quality Systems से जोड़ना

Mazagon Dock Shipbuilders Limited की प्रकाशित Reports में Workplace Management Initiatives और Formal Quality Management, दोनों का उल्लेख मिलता है। उदाहरण के लिए, कंपनी की Annual Report 2017–2018 में Five-S Activities और ISO 9001 Quality Management से संबंधित कार्यों को अलग-अलग प्रस्तुत किया गया है।

ये Systems एक-दूसरे के पूरक हो सकते हैं, बशर्ते उनके उद्देश्यों को स्पष्ट रखा जाए।

Five-S, Workplace Organization और Discipline को समर्थन देता है। दूसरी ओर, Quality Management System संगठन की प्रक्रियाओं और आवश्यकताओं के व्यापक समूह को संबोधित करता है। लागू Scope के अनुसार, Formal Quality Controls में Document Management, Process Control, Responsibilities, Inspection, Corrective Action और अन्य विषय शामिल हो सकते हैं।

एक व्यवस्थित कार्यस्थल Quality Management की कुछ गतिविधियों को आसानी से पूरा करने में मदद कर सकता है। लेकिन केवल Five-S Certification से ISO 9001 के अनुरूप होने की पुष्टि नहीं होती।

व्यावहारिक सीख यह है कि Improvement Methods को समझदारी से एक साथ लागू करना चाहिए, लेकिन उनके अलग-अलग उद्देश्यों और आवश्यकताओं में भ्रम नहीं होना चाहिए। किसी एक Certificate के महत्व को भी बढ़ा-चढ़ाकर प्रस्तुत नहीं करना चाहिए।

7.10 Performance के विश्वसनीय प्रमाण तैयार करना

एक Corporate Case Study तब अधिक उपयोगी बनती है, जब वह Evidence के तीन स्तरों के बीच स्पष्ट अंतर करती है।

पहला स्तर — Implementation Evidence

यह बताता है कि संगठन ने कौन-सी व्यवस्थाएँ शुरू कीं। उदाहरण के लिए, Storage Standards, Visual Controls या Cleaning Routines लागू करना।

दूसरा स्तर — Operational Evidence

यह दिखाता है कि कार्यस्थल की स्थिति में क्या बदलाव आया। उदाहरण के लिए, सामान की पहचान में सुधार, गलत जगह रखी गई वस्तुओं में कमी या निर्धारित व्यवस्थाओं के बेहतर पालन के प्रमाण।

तीसरा स्तर — Business Evidence

यह बताता है कि Operational Changes से मापने योग्य व्यावसायिक परिणाम प्राप्त हुए या नहीं। उदाहरण के लिए, लागत में कमी, काम की तैयारी में कम समय लगना या Workflow में अधिक निरंतरता आना।

इन तीनों स्तरों के लिए उपयुक्त Records आवश्यक हैं। Implementation Certificate अपने आप सभी Operational Benefits को प्रमाणित नहीं करता। इसी तरह, कार्यस्थल में सुधार होने का अर्थ यह भी नहीं है कि कोई Financial Result अपने आप प्राप्त हो गया।

Pipe Shop – East Yard के लिए उपलब्ध Certificate Details, Five-S Certification Milestone का विवरण देने के लिए पर्याप्त आधार प्रदान करती हैं। लेकिन इनसे Productivity, Quality या Financial Impact को संख्यात्मक रूप से निर्धारित करने के लिए पर्याप्त प्रमाण नहीं मिलते।

Implementation, Operational Performance और Business Outcomes के बीच स्पष्ट अंतर बनाए रखने से Case Study अधिक विश्वसनीय बनती है। इससे भविष्य में सुधार के प्रयासों की योजना बनाने वाले लोगों को भी अधिक उपयोगी जानकारी मिलती है।

अगले अध्याय में चर्चा की जाएगी कि Workplace Organization से मिलने वाले संभावित Operational Benefits का संबंध संगठन की Reputation, Competitiveness और Long-Term Growth से किस प्रकार हो सकता है।

#सततविकास

अध्याय 8 — व्यावसायिक विकास, संगठन की प्रतिष्ठा और प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता

8.1 औद्योगिक संगठन में विकास को समझना

किसी कंपनी के व्यावसायिक विकास को आमतौर पर उसकी आय, मुनाफे, नए ऑर्डर, उत्पादन क्षमता और बाजार में हिस्सेदारी के आधार पर मापा जाता है। ये सभी बातें महत्वपूर्ण हैं, लेकिन किसी औद्योगिक संगठन की लगातार बेहतर प्रदर्शन करने की क्षमता को समझने के लिए केवल इन आंकड़ों पर निर्भर रहना पर्याप्त नहीं है।

किसी कंपनी को अपने तकनीकी कर्मचारियों की क्षमता बढ़ाने, काम में अनुशासन बनाए रखने, विभागों के बीच बेहतर तालमेल स्थापित करने, संसाधनों का सही उपयोग करने और जटिल परियोजनाओं को भरोसेमंद तरीके से पूरा करने के लिए भी मजबूत व्यवस्था की जरूरत होती है।

Mazagon Dock Shipbuilders Limited की प्रकाशित संगठनात्मक जानकारी में Quality, Productivity, Technological Development और आंतरिक प्रक्रियाओं में सुधार जैसे उद्देश्यों का उल्लेख मिलता है। कंपनी का इतिहास भी बताता है कि समय के साथ यह राष्ट्रीय समुद्री जरूरतों को पूरा करने वाला एक प्रमुख Shipbuilding संगठन बना।

इस व्यापक औद्योगिक वातावरण में Workplace Management यानी कार्यस्थल का व्यवस्थित प्रबंधन, संगठन की कार्यक्षमता को मजबूत करने वाली एक उपयोगी प्रक्रिया हो सकती है।

SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard से जुड़ा Five-S Certificate इसी संदर्भ में देखा जाना चाहिए। इसे व्यावसायिक विकास का प्रत्यक्ष प्रमाण मानने के बजाय कार्यस्थल प्रबंधन से जुड़ी एक महत्वपूर्ण उपलब्धि के रूप में समझना अधिक उचित है। इसका संभावित महत्व उन अच्छी कार्य आदतों, नियमों और मानकों में है जिन्हें एक प्रभावी Five-S System प्रोत्साहित कर सकता है।

8.2 बेहतर प्रदर्शन की नींव के रूप में कार्य अनुशासन

जटिल औद्योगिक उत्पादों का निर्माण करने वाली कंपनी में कई गतिविधियां एक-दूसरे से जुड़ी होती हैं। प्रत्येक गतिविधि का प्रदर्शन पूरी प्रक्रिया की विश्वसनीयता को प्रभावित कर सकता है।

एक व्यवस्थित Workshop में कर्मचारियों के लिए सामग्री और उपकरण ढूंढना आसान हो सकता है। वे कार्यस्थल पर असामान्य स्थितियों को जल्दी पहचान सकते हैं, काम करने की जगह को व्यवस्थित रख सकते हैं और एक समान तरीके से कार्य कर सकते हैं। ऐसी आदतें रोजमर्रा के काम को अधिक व्यवस्थित और भरोसेमंद बनाने में मदद कर सकती हैं।

हालांकि, कार्यस्थल के अनुशासन और व्यावसायिक प्रदर्शन के बीच संबंध प्रत्यक्ष नहीं, बल्कि अप्रत्यक्ष होता है। Workplace Management उत्पादन के लिए बेहतर परिस्थितियां तैयार कर सकता है, लेकिन कंपनी के वास्तविक परिणाम कई अन्य बातों पर भी निर्भर करते हैं, जैसे तकनीकी क्षमता, कर्मचारियों की उपलब्धता, डिजाइन की आवश्यकताएं, Supply Chain, Production Planning, मशीनों और उपकरणों की विश्वसनीयता, खरीद प्रक्रिया तथा ग्राहकों की मांग।

इसलिए किसी एक Workplace Management Certificate को कंपनी की वृद्धि का मुख्य कारण बताना उचित नहीं होगा, जब तक उसके समर्थन में मापे गए परिणामों और प्रमाणों का उपलब्ध होना सुनिश्चित न हो।

अधिक सही निष्कर्ष यह है कि Five-S, उस कार्य अनुशासन की नींव का एक हिस्सा बन सकता है जिस पर आगे चलकर व्यापक सुधार विकसित किए जा सकते हैं।

8.3 आंतरिक कार्यक्षमता और प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता के बीच संबंध

औद्योगिक क्षेत्र में किसी कंपनी की प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता इस बात पर भी निर्भर करती है कि वह अपने उपलब्ध संसाधनों का कितनी प्रभावी तरीके से उपयोग करती है।

सामग्री या उपकरण ढूंढने में लगने वाला अतिरिक्त समय, अनावश्यक आवाजाही, भ्रमित करने वाली Storage व्यवस्था और असंगत Housekeeping से समय तथा कर्मचारियों का ध्यान व्यर्थ हो सकता है। एक व्यवस्थित कार्यस्थल इन समस्याओं में से कुछ को कम करने में सहायता कर सकता है।

यदि इस सुधार को भरोसेमंद आंकड़ों से साबित किया जा सके, तो संगठन उसका उपयोग आगे के सुधार संबंधी निर्णय लेने के लिए कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि किसी उपकरण को ढूंढने में लगने वाला समय कम होता है, तो टीम यह समझ सकती है कि कार्यस्थल की व्यवस्था में और कहां सुधार किया जा सकता है। इसी तरह, यदि सामग्री के गलत स्थान पर रखे जाने की समस्या बार-बार सामने आती है, तो Supervisor अपना ध्यान अधिक महत्वपूर्ण संचालन संबंधी समस्याओं पर केंद्रित कर सकते हैं।

ये उदाहरण Five-S के संभावित लाभों को समझाने के लिए हैं। इन्हें Pipe Shop – East Yard में वास्तव में प्राप्त किए गए और प्रमाणित परिणाम नहीं माना जाना चाहिए।

प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता केवल कार्यस्थल की व्यवस्था पर निर्भर नहीं करती। Product Quality, समय पर Delivery, Technology, Engineering Expertise, Cost Control और Contract की आवश्यकताओं को पूरा करने की क्षमता भी महत्वपूर्ण होती है।

इस व्यापक व्यवस्था में Five-S का योगदान सीमित लेकिन उपयोगी हो सकता है। इसका मुख्य उद्देश्य कार्यस्थल के अनुशासन को मजबूत करना है, न कि कंपनी के पूरे व्यावसायिक प्रदर्शन का एकमात्र कारण बनना।

8.4 ग्राहक का भरोसा और पेशेवर छवि

ग्राहक और अन्य Stakeholders किसी औद्योगिक संगठन के बारे में अपनी राय बनाते समय उसकी सुविधाओं, कर्मचारियों की कार्यशैली, Documentation और संचालन पर नियंत्रण जैसी बातों पर ध्यान दे सकते हैं।

एक व्यवस्थित कार्यस्थल यह संदेश दे सकता है कि संगठन अपने काम, जिम्मेदारियों और निर्धारित मानकों को गंभीरता से लेता है। सामग्री की स्पष्ट पहचान, उचित Storage, साफ-सुथरा कार्यक्षेत्र और सही Visual Controls एक पेशेवर छवि बनाने में मदद कर सकते हैं।

लेकिन केवल साफ-सुथरा दिखने वाला Workshop तकनीकी गुणवत्ता का प्रमाण नहीं है। इससे अपने आप यह साबित नहीं होता कि कोई Product निर्धारित Specification के अनुसार है, परियोजना समय पर पूरी होगी या सभी Quality Requirements पूरी की गई हैं।

ग्राहक का वास्तविक भरोसा विश्वसनीय प्रदर्शन, तकनीकी आवश्यकताओं के अनुरूप काम, सही संवाद और किए गए वादों को पूरा करने पर निर्भर करता है।

Five-S व्यवस्थित कार्य आदतों को बढ़ावा देकर इस वातावरण को मजबूत कर सकता है। लेकिन इसे ग्राहक संतुष्टि की गारंटी या नए Contracts मिलने का प्रमाण नहीं माना जाना चाहिए।

8.5 बड़े औद्योगिक संगठन में विभाग की प्रतिष्ठा

एक बड़े संगठन में अलग-अलग जिम्मेदारियों और काम की आवश्यकताओं वाले कई विभाग होते हैं। इन विभागों में कार्यस्थल के मानकों की एकरूपता उनके आपसी तालमेल को प्रभावित कर सकती है।

यदि कोई विभाग अपने Tools, Materials, Records और जिम्मेदारियों के लिए स्पष्ट व्यवस्था बनाए रखता है, तो दूसरे विभागों के लिए उसके साथ काम करना और आवश्यक जानकारी प्राप्त करना आसान हो सकता है। Standardized Practices कर्मचारियों की Training और उन्हें एक कार्यक्षेत्र से दूसरे कार्यक्षेत्र में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में भी सहायता कर सकती हैं।

ये Workplace Management के संभावित आंतरिक लाभ हैं। इनका वास्तविक महत्व संबंधित विभाग की जिम्मेदारियों और अन्य विभागों के साथ उसके संपर्क पर निर्भर करता है।

Certificate किसी निश्चित अवधि के दौरान कार्यस्थल की Management Practices को पहचानने के लिए एक संदर्भ प्रदान कर सकता है। फिर भी, जब तक Documented Feedback या अन्य प्रमाण उपलब्ध न हों, तब तक यह दावा नहीं करना चाहिए कि Certificate मिलने से विभाग की प्रतिष्ठा में निश्चित रूप से सुधार हुआ।

8.6 व्यापक सुधार के लिए Five-S एक आधार

Workplace Organization दूसरे सुधार कार्यक्रमों की शुरुआत करने में उपयोगी हो सकता है, क्योंकि इससे कार्यस्थल पर चीजें अधिक स्पष्ट दिखाई देती हैं और काम में अनुशासन बढ़ता है।

जब सामग्री रखने की जगह निर्धारित हो, जिम्मेदारियां स्पष्ट हों और कार्यस्थल की नियमित समीक्षा की जाती हो, तो कर्मचारियों के लिए बार-बार होने वाली समस्याओं को पहचानना आसान हो सकता है। इसके बाद इन समस्याओं को दूर करने के लिए विशेष Improvement Projects शुरू किए जा सकते हैं।

उदाहरण के लिए, कोई टीम यह देख सकती है कि एक विशेष Tool बार-बार गलत जगह पर रखा जा रहा है। Five-S के अंतर्गत उस Tool के लिए एक निश्चित स्थान तय किया जा सकता है।

यदि इसके बाद भी समस्या बनी रहती है, तो अधिक गहराई से जांच करने पर पता चल सकता है कि उस Tool का उपयोग कई अलग-अलग क्षेत्रों में होता है, उसका निर्धारित Storage Location सुविधाजनक नहीं है या उपकरण एक स्थान से दूसरे स्थान तक पहुंचाने की प्रक्रिया स्पष्ट नहीं है।

इस स्थिति में Five-S समस्या को पहचानने और सामने लाने में मदद करता है, जबकि एक अधिक विस्तृत सुधार पद्धति उसके मूल कारण को समझने और दूर करने में सहायता कर सकती है।

यही सिद्धांत Documents को ढूंढने, सामग्री को काम के लिए तैयार रखने और बार-बार होने वाली Housekeeping समस्याओं पर भी लागू होता है। Workplace Management एक ऐसी व्यवस्था तैयार कर सकता है जिसमें समस्याओं को पहचाना और उन पर चर्चा की जा सके। लेकिन केवल व्यवस्था बना देने से हर समस्या अपने आप हल नहीं हो जाती।

8.7 कर्मचारियों की क्षमता: लंबे समय की महत्वपूर्ण संपत्ति

औद्योगिक विकास के लिए केवल भवन, मशीनें और अन्य सुविधाएं पर्याप्त नहीं हैं। इसके लिए कर्मचारियों की क्षमता और काम से जुड़ी जानकारी को लंबे समय तक सुरक्षित रखने की व्यवस्था भी जरूरी है।

एक स्पष्ट Workplace Standard कर्मचारियों की Training को आसान बना सकता है। इससे वे समझ सकते हैं कि कौन-सी वस्तु कहां रखनी है, कार्यक्षेत्र को किस स्थिति में बनाए रखना है और निर्धारित व्यवस्था से कोई अंतर दिखाई देने पर क्या करना है।

Supervisors इन मानकों के आधार पर कर्मचारियों को एक समान मार्गदर्शन दे सकते हैं। अनुभवी कर्मचारी अपने व्यावहारिक अनुभव से कार्यस्थल की व्यवस्था बेहतर बनाने में योगदान कर सकते हैं। नए कर्मचारियों को भी केवल मौखिक निर्देशों पर निर्भर रहने के बजाय लिखित और प्रदर्शित प्रक्रियाओं से सीखने का अवसर मिल सकता है।

समय के साथ, ऐसी व्यवस्था उपयोगी जानकारी को सुरक्षित रखने और अलग-अलग कर्मचारियों के बीच काम करने के तरीके में एकरूपता बढ़ाने में मदद कर सकती है।

हालांकि, इन लाभों के लिए अच्छी Training, Management का सहयोग और समय के साथ मानकों को प्रासंगिक बनाए रखना जरूरी है। इन संभावित लाभों को Pipe Shop – East Yard में कर्मचारियों के प्रदर्शन में हुए किसी विशेष सुधार का प्रमाण नहीं माना जाना चाहिए, जब तक उसके समर्थन में वास्तविक रिकॉर्ड उपलब्ध न हों।

8.8 कंपनी के व्यापक दृष्टिकोण से Five-S

Mazagon Dock Shipbuilders Limited की प्रकाशित Annual Reports से यह जानकारी मिलती है कि कंपनी ने Five-S को एक व्यापक संगठनात्मक पहल के रूप में अपनाया था।

कंपनी की 2017–2018 Annual Report में 15 Workshops, Offices और Stores में Five-S के Implementation का उल्लेख किया गया था। बाद की एक Annual Report में 2018–2019 के दौरान कई नामित Workshops और Stores को अतिरिक्त Implementation Certificates दिए जाने का उल्लेख भी मिलता है।

यह जानकारी महत्वपूर्ण है, क्योंकि इससे पता चलता है कि Pipe Shop से संबंधित Certificate ऐसे औद्योगिक वातावरण का हिस्सा था जहां Workplace Management को कई स्थानों पर लागू किया जा रहा था।

फिर भी, इससे यह साबित नहीं होता कि हर स्थान पर एक जैसी प्रक्रियाएं अपनाई गई थीं या सभी स्थानों को समान परिणाम मिले थे। इसी तरह, इससे यह भी साबित नहीं होता कि Pipe Shop के व्यक्तिगत Certificate के कारण कंपनी के स्तर पर Five-S कार्यक्रम का विस्तार हुआ।

उपलब्ध जानकारी के आधार पर अधिक संतुलित निष्कर्ष यही है कि Five-S, Mazagon Dock के व्यापक Workplace Management और Operational Discipline कार्यक्रम का एक हिस्सा था।

8.9 कार्य संबंधी सुधार और वित्तीय दावों में अंतर

किसी कंपनी की Success Story में Certificate को बढ़ी हुई आय, अधिक मुनाफे, कम परिचालन लागत या नए व्यावसायिक अवसरों से जोड़ने का प्रयास किया जा सकता है। लेकिन ऐसे दावे तभी किए जाने चाहिए जब उनके समर्थन में उचित प्रमाण उपलब्ध हों।

उदाहरण के लिए, उपकरण ढूंढने में लगने वाला समय कम होना एक परिचालन सुधार हो सकता है। लेकिन इससे अपने आप यह साबित नहीं होता कि कंपनी को निश्चित वित्तीय बचत हुई। इसके लिए यह समझना जरूरी होगा कि बचा हुआ समय किस काम में इस्तेमाल हुआ, सुधार कितने समय तक बना रहा और उसके लाभ को किस तरीके से मापा गया।

इसी तरह, व्यवस्थित कार्यस्थल परिचालन प्रक्रियाओं के प्रति भरोसा बढ़ाने में मदद कर सकता है, लेकिन कोई नया Contract मिलने के पीछे कई दूसरे कारण भी हो सकते हैं।

इस Case Study के लिए वर्ष 2015 के Five-S Certificate से सीधे जुड़ी हुई सत्यापित Revenue Figures, Cost Savings, Production Output में वृद्धि, Order Book में बदलाव या नए ग्राहकों से संबंधित परिणाम उपलब्ध नहीं कराए गए हैं।

इसलिए उचित तरीका यह है कि कार्यस्थल की व्यवस्था से प्रदर्शन में सुधार होने के संभावित रास्तों को समझाया जाए, लेकिन बिना प्रमाण के कोई निश्चित संख्या या वित्तीय उपलब्धि प्रस्तुत न की जाए।

8.10 सतत विकास का व्यापक अर्थ

सतत औद्योगिक विकास के लिए ऐसी व्यवस्थाओं की जरूरत होती है जो काम का बोझ, Technology और संगठन की आवश्यकताएं बदलने पर भी भरोसेमंद तरीके से काम कर सकें।

Five-S, कार्यस्थल की व्यवस्था को एक समान बनाए रखने, साझा जिम्मेदारी विकसित करने और कामकाज की स्थिति की नियमित समीक्षा करने को प्रोत्साहित करके इस दिशा में योगदान दे सकता है।

इसके लाभ तब अधिक उपयोगी हो सकते हैं, जब Five-S को उपयुक्त Technical Controls, Quality Management, Workforce Development और Operational Planning के साथ जोड़ा जाए।

SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard के मामले में Certificate का रिकॉर्ड Workplace Management से जुड़ी एक विशेष उपलब्धि को दर्शाता है। वहीं, Mazagon Dock की व्यापक कंपनी संबंधी जानकारी बताती है कि Five-S दूसरे कार्यस्थलों पर भी एक बड़े कार्यक्रम का हिस्सा रहा है।

उपलब्ध प्रमाणों के आधार पर यह समझा जा सकता है कि Workplace Management संगठन की क्षमता और कार्य अनुशासन को मजबूत करने में कैसे मदद कर सकता है। लेकिन इन प्रमाणों से यह निष्कर्ष नहीं निकाला जा सकता कि Pipe Shop के Certificate ने अकेले कंपनी के व्यावसायिक विकास में कोई निश्चित या मापी गई वृद्धि की।

अगले अध्याय में इस महत्वपूर्ण प्रश्न पर चर्चा की जाएगी कि Certificate पर दी गई अवधि समाप्त होने के बाद भी कार्यस्थल का अनुशासन और Five-S की अच्छी कार्य आदतें लंबे समय तक कैसे बनाए रखी जा सकती हैं।

#परिचालनउत्कृष्टता

अध्याय 9 — Certification के बाद भी सुधार को लंबे समय तक बनाए रखना

9.1 असली चुनौती पहचान मिलने के बाद शुरू होती है

किसी कार्यस्थल को पहली बार व्यवस्थित करना एक ऐसा बदलाव है जो आसानी से दिखाई देता है। अनावश्यक वस्तुओं की समीक्षा की जाती है, सामान रखने की जगह तय की जाती है, सतहों की सफाई की जाती है और काम करने के लिए कुछ निश्चित Standards बनाए जाते हैं।

लेकिन इन व्यवस्थाओं को लंबे समय तक बनाए रखना एक अलग चुनौती है।

काम का बोझ बदलता रहता है, कर्मचारियों की जिम्मेदारियां बदलती हैं, उपकरण बदले जाते हैं और सामग्री अलग-अलग मात्रा में आती रहती है। पहले जो Storage Arrangement सही था, हो सकता है कि बाद में वह काम की जरूरतों के अनुकूल न रहे। Labels खराब हो सकते हैं और अस्थायी रूप से की गई व्यवस्थाएं धीरे-धीरे स्थायी बन सकती हैं।

यदि Workplace Management System पूरी तरह कुछ गिने-चुने कर्मचारियों की याददाश्त या उत्साह पर निर्भर हो, तो समय के साथ इन बदलावों के कारण व्यवस्था कमजोर पड़ सकती है।

इसीलिए Sustain, Five-S के बाकी चार सिद्धांतों से अलग कोई अतिरिक्त प्रशासनिक प्रक्रिया नहीं है। यह वह व्यवस्था है जो पहले चार सिद्धांतों को लंबे समय तक प्रभावी बनाए रखने में मदद करती है।

Pipe Shop – East Yard के संदर्भ में Certificate की बताई गई Validity वर्ष 2018 तक थी। यह तथ्य याद दिलाता है कि Certification की अवधि और कार्यस्थल को व्यवस्थित बनाए रखने की जिम्मेदारी दो अलग-अलग बातें हैं।

Certificate की Validity समाप्त होने का अर्थ यह नहीं है कि कार्यस्थल पर Five-S की गतिविधियां भी समाप्त हो गई थीं। इसी तरह, पुराने Certificate का होना इस बात का प्रमाण भी नहीं है कि आज भी वही व्यवस्था बिना किसी बदलाव के जारी है।

इस विभाग के Certification की वास्तविक निरंतरता की पुष्टि के लिए संबंधित Records की जांच करना जरूरी होगा।

9.2 Internal Reviews और नियमित निरीक्षण

एक टिकाऊ Five-S System के लिए ऐसी व्यवस्था होनी चाहिए जिससे यह पता लगाया जा सके कि कार्यस्थल को निर्धारित Standards के अनुसार बनाए रखा जा रहा है या नहीं।

नियमित Reviews में यह देखा जा सकता है कि वस्तुएं अपने निर्धारित स्थान पर हैं या नहीं, Visual Identification Labels स्पष्ट रूप से पढ़े जा सकते हैं या नहीं, सफाई की तय प्रक्रिया का पालन हो रहा है या नहीं और कर्मचारियों को अपनी जिम्मेदारियों की जानकारी है या नहीं।

Review की प्रक्रिया काम की प्रकृति के अनुसार होनी चाहिए। किसी साधारण क्षेत्र के लिए एक छोटी Checklist पर्याप्त हो सकती है, जबकि अधिक जटिल क्षेत्र में उपकरणों, सामग्री और सुरक्षा संबंधी आवश्यकताओं के अनुसार अतिरिक्त जांच की जरूरत हो सकती है।

इसका उद्देश्य केवल Paperwork तैयार करना नहीं है। मुख्य उद्देश्य Standard से होने वाले किसी भी अंतर को पहचानना और यह तय करना है कि सुधार के लिए क्या कार्रवाई जरूरी है।

Mazagon Dock Shipbuilders Limited की 2017–2018 Annual Report में कंपनी के व्यापक Five-S Programme के अंतर्गत Quarterly Internal Audits के साथ External Certification और Surveillance Audits का उल्लेख किया गया था।

यह जानकारी प्रमाणित करती है कि उस समय कंपनी की रिपोर्ट की गई Five-S व्यवस्था में समय-समय पर समीक्षा करना शामिल था। हालांकि, इससे Pipe Shop – East Yard के लिए अलग से निर्धारित Audit Schedule या वहां की जांच के परिणामों की पुष्टि नहीं होती।

9.3 Corrective Action को प्रभावी बनाना

किसी Review का वास्तविक लाभ तभी मिलता है जब उसमें सामने आई समस्याओं पर उचित कार्रवाई की जाए।

मान लीजिए कि कोई Tool बार-बार अपने निर्धारित स्थान से बाहर मिलता है। तत्काल सुधार के रूप में उसे वापस उसकी जगह पर रखा जा सकता है। लेकिन यदि समस्या लगातार बनी रहती है, तो टीम को यह समझने की कोशिश करनी चाहिए कि ऐसा क्यों हो रहा है।

इसके संभावित कारणों में Storage Location का सुविधाजनक न होना, जिम्मेदारी स्पष्ट न होना, Identification Label का खराब हो जाना या उस Tool का कई अलग-अलग क्षेत्रों में इस्तेमाल होना शामिल हो सकता है।

ये केवल समझाने के लिए दिए गए उदाहरण हैं। इन्हें संबंधित विभाग में पाई गई वास्तविक समस्याएं नहीं माना जाना चाहिए।

एक प्रभावी Corrective Action Process में दो बातों के बीच अंतर समझना जरूरी है: पहली, कार्यस्थल को दोबारा निर्धारित Standard के अनुसार व्यवस्थित करना; दूसरी, उस कारण को दूर करना जिसकी वजह से Standard का पालन नहीं हो पाया।

पहली कार्रवाई कार्यस्थल को सही स्थिति में वापस लाती है। दूसरी कार्रवाई का उद्देश्य उसी समस्या को दोबारा होने से रोकना होता है।

यह तरीका इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि बिना कारण की जांच किए बार-बार सुधार करने से एक ऐसा चक्र बन सकता है जिसमें कर्मचारी केवल दिखाई देने वाली समस्या को ठीक करते रहते हैं, जबकि उसकी मूल वजह बनी रहती है।

9.4 काम में बदलाव के साथ Standards को भी अपडेट करना

Workplace Standard का उद्देश्य कार्यस्थल के लिए एक उपयुक्त व्यवस्था तय करना है, न कि किसी पुरानी व्यवस्था को हमेशा के लिए अपरिवर्तनीय बना देना।

यदि किसी Tool को दूसरी जगह रखा जाता है, Storage Area का नया Design तैयार होता है या काम करने का क्रम बदलता है, तो संबंधित Five-S Standard की भी समीक्षा होनी चाहिए। Location Charts, Labels, Cleaning Schedules और जिम्मेदारियों में भी आवश्यक बदलाव करने पड़ सकते हैं।

ऐसे बदलावों को उचित नियंत्रण के साथ लागू करना चाहिए, खासकर जब उनका संबंध Safety, Technical Requirements, Material Traceability या Equipment Access से हो।

एक अनुशासित System बदलाव की अनुमति देता है, लेकिन यह भी सुनिश्चित करता है कि बदलाव के दौरान नियंत्रण और स्पष्टता बनी रहे।

इसी कारण Sustain का अर्थ यह नहीं है कि परिस्थितियां बदलने के बावजूद केवल कार्यस्थल का बाहरी रूप बनाए रखा जाए। इसका अर्थ है कि कार्यस्थल का अनुशासन कायम रहे और Standards मौजूदा काम की जरूरतों के अनुरूप भी बने रहें।

9.5 कार्यस्थल की स्थिति को मापना

एक टिकाऊ Five-S System के लिए कुछ उपयोगी और स्पष्ट Indicators होना लाभदायक है।

इनमें शामिल हो सकते हैं:

• समीक्षा किए गए स्थानों में से कितने प्रतिशत स्थान निर्धारित Standard पर खरे उतरते हैं।
• सामग्री या उपकरणों की पहचान से जुड़ी समस्याएं कितनी बार दोहराई जाती हैं।
• निर्धारित Reviews में से कितने समय पर पूरे किए गए।
• Corrective Actions को पूरा करने में कितना समय लगा।

यदि संगठन Productivity पर पड़ने वाले प्रभाव को समझना चाहता है, तो वह उपकरण ढूंढने में लगने वाला समय, अनावश्यक आवाजाही या कार्यस्थल की व्यवस्था से संबंधित काम में रुकावटों की संख्या भी माप सकता है।

Indicators का चयन उनकी वास्तविक उपयोगिता के आधार पर होना चाहिए, न कि केवल इसलिए कि वे Report में अच्छे दिखाई देते हैं।

Checklist पर बहुत अधिक Score मिलना हमेशा सार्थक नहीं होता, खासकर जब Checklist में महत्वपूर्ण जोखिम शामिल न हों या अलग-अलग Reviewers उसे अलग-अलग तरीके से लागू करते हों। इसी तरह, रिपोर्ट की गई समस्याओं की संख्या बढ़ना हमेशा कार्यस्थल की स्थिति खराब होने का संकेत नहीं है। यह बेहतर निरीक्षण और समस्याओं की अधिक प्रभावी Reporting का परिणाम भी हो सकता है।

इसलिए किसी भी Measurement को उसके संदर्भ में समझना जरूरी है।

Pipe Shop के Certificate Period के लिए ऐसे ऐतिहासिक Indicators की कोई श्रृंखला उपलब्ध नहीं कराई गई है। इसलिए इस Case Study में विभाग को कोई काल्पनिक Score नहीं दिया गया है और न ही यह दावा किया गया है कि उसके प्रदर्शन में किसी निश्चित प्रतिशत से सुधार हुआ।

9.6 Supervisors की भूमिका

Supervisors औपचारिक Standards और रोजमर्रा के काम के बीच तालमेल स्थापित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं।

वे कर्मचारियों की जिम्मेदारियों को स्पष्ट कर सकते हैं, कार्यस्थल की स्थिति की समीक्षा कर सकते हैं, सामने आई समस्याओं पर कार्रवाई कर सकते हैं और यह तय करने में मदद कर सकते हैं कि किसी व्यवस्था में बदलाव की जरूरत है या नहीं।

Supervisors की भूमिका केवल यह जांचने तक सीमित नहीं होनी चाहिए कि वस्तुएं अपनी निर्धारित जगह पर हैं या नहीं। उन्हें यह भी समझना चाहिए कि निर्धारित व्यवस्था व्यावहारिक है या नहीं।

यदि कर्मचारियों को किसी विशेष व्यवस्था का पालन करने में बार-बार परेशानी होती है, तो इसका कारण केवल अनुशासन की कमी नहीं हो सकता। संभव है कि Layout उपयुक्त न हो, जिम्मेदारियां स्पष्ट न हों या जरूरी संसाधनों की कमी हो।

एक सकारात्मक Supervisory Approach में कर्मचारियों के व्यवहार के साथ-साथ उस System की भी जांच की जाती है जिसमें वे काम करते हैं।

इससे Standards को लंबे समय तक बनाए रखने के लिए अधिक संतुलित और प्रभावी आधार तैयार होता है।

9.7 कर्मचारियों की भागीदारी बनाए रखना

कार्यस्थल पर लंबे समय तक अनुशासन बनाए रखना इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मचारी Five-S System को अपने काम के लिए कितना उपयोगी समझते हैं।

यदि Five-S को केवल Assessment या Audit से पहले की जाने वाली गतिविधि बना दिया जाए, तो उसका व्यावहारिक लाभ सीमित रह सकता है। कर्मचारी कुछ समय के लिए Standards का पालन कर सकते हैं, लेकिन उन आदतों को रोजमर्रा के काम का हिस्सा बनाना जरूरी नहीं समझेंगे।

लंबे समय तक भागीदारी बनाए रखने की संभावना तब अधिक होती है जब कर्मचारी हर व्यवस्था के पीछे का कारण समझते हैं और उसमें सुधार करने के लिए अपने सुझाव भी दे सकते हैं।

कार्यस्थल पर छोटी-छोटी Discussions के माध्यम से बार-बार आने वाली समस्याओं पर बात की जा सकती है और उनके व्यावहारिक समाधान तय किए जा सकते हैं। कर्मचारियों के सुझावों की समीक्षा की जानी चाहिए और उन्हें यह भी बताया जाना चाहिए कि किसी प्रस्तावित बदलाव को क्यों अपनाया गया या तकनीकी अथवा सुरक्षा संबंधी कारणों से क्यों नहीं अपनाया जा सका।

कर्मचारियों को यह भी समझना चाहिए कि किसी असामान्य स्थिति या समस्या की जानकारी देना एक सकारात्मक कदम है। Workplace Management System का उद्देश्य समस्याओं को छिपाना नहीं, बल्कि उन्हें पहचानकर दूर करना होना चाहिए।

केवल Inspection में अच्छा Score प्राप्त करने के लिए समस्या को छिपाने के बजाय उसे सामने लाना और उसका समाधान करना अधिक महत्वपूर्ण है।

9.8 कार्यस्थल को व्यवस्थित रखने में Documentation की भूमिका

जब कर्मचारी बदलते हैं या काम करने की व्यवस्था में बदलाव आता है, तब Documentation निर्धारित Standards को सुरक्षित रखने में मदद कर सकता है।

उपयोगी Records में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• कार्यस्थल का वर्तमान Layout।
• स्वीकृत Location Identifiers और Labels।
• सफाई से संबंधित जिम्मेदारियां।
• Review और Inspection का Schedule।
• Corrective Actions का रिकॉर्ड।
• Workplace Standards में किए गए संशोधनों का विवरण।

Documentation का स्तर काम की जटिलता और लागू Management Requirements के अनुरूप होना चाहिए।

Records को अपडेट रखना भी जरूरी है। यदि कार्यस्थल की वास्तविक व्यवस्था बदल चुकी है, तो पुरानी Photograph या Location Chart भ्रम पैदा कर सकती है।

उद्देश्य केवल Records इकट्ठा करना नहीं है। असली उद्देश्य यह है कि कर्मचारियों को सही Standard आसानी से उपलब्ध हो और वे उस पर भरोसा कर सकें।

संबंधित Office में भी यही सिद्धांत लागू होता है। Five-S Files और Working Documents को व्यवस्थित रखने तथा जरूरत पड़ने पर उन्हें ढूंढने में मदद कर सकता है। लेकिन Documents की Approval, Revision, Distribution और Retention के लिए लागू Formal Document-Control Rules का पालन करना फिर भी जरूरी है।

9.9 Certification Renewal और निरंतरता

Certification Renewal एक औपचारिक प्रक्रिया है। यह संबंधित Scheme, Assessment Arrangements और आवश्यक प्रमाणों पर निर्भर करती है। केवल इसलिए Renewal का निष्कर्ष नहीं निकाला जा सकता कि कोई संगठन आज भी Five-S के मूल सिद्धांतों का पालन करता है।

उपलब्ध जानकारी के अनुसार, संबंधित Certificate वर्ष 2015 में जारी किया गया था और इसकी Validity वर्ष 2018 तक बताई गई है। इस Case Study के लिए Pipe Shop के किसी व्यक्तिगत Renewal Certificate या बाद के Assessment Record की जानकारी उपलब्ध नहीं कराई गई है।

इसलिए यह दावा करना उचित नहीं होगा कि संबंधित विभाग ने उसी Certificate का Renewal कराया, कोई उच्च Certification Grade प्राप्त किया या वर्ष 2018 के बाद भी बिना किसी रुकावट के Certification बनाए रखा।

कंपनी के व्यापक Records से पता चलता है कि Five-S को कई Workshops, Offices और Stores में लागू किया जाता रहा। 2018–2019 की Annual Report में कई स्थानों के लिए अतिरिक्त Implementation Certificates का उल्लेख है। बाद की रिपोर्टिंग में भी कंपनी के विभिन्न कार्यस्थलों पर Five-S Implementation और External Recertification से जुड़ी गतिविधियों का वर्णन मिलता है।

ये Reports कंपनी के व्यापक स्तर पर जारी कार्यक्रम का प्रमाण देती हैं, लेकिन Pipe Shop के अपने Certification History का विकल्प नहीं हैं।

9.10 Certificate बनाए रखना और System बनाए रखना अलग बातें हैं

Certificate और Workplace Management System एक-दूसरे से संबंधित हैं, लेकिन दोनों एक ही चीज नहीं हैं।

Certificate किसी निर्धारित Scheme और अवधि के अंतर्गत प्राप्त मान्यता का रिकॉर्ड होता है। इसके विपरीत, System उन दैनिक प्रक्रियाओं, जिम्मेदारियों, Standards और कार्य आदतों से बनता है जिनके माध्यम से कार्यस्थल को व्यवस्थित रखा जाता है।

संभव है कि किसी संगठन का Certificate समाप्त हो जाए, लेकिन वह उपयोगी Workplace Practices जारी रखे। इसके विपरीत, पुराने Certificate का रिकॉर्ड अपने आप यह गारंटी नहीं देता कि वही Standards आज भी बनाए रखे गए हैं।

इसीलिए Five-S की दीर्घकालिक सफलता का मूल्यांकन मौजूदा कार्यस्थल की स्थिति, Documented Routines और लगातार अपनाई जा रही प्रक्रियाओं के विश्वसनीय प्रमाणों के आधार पर किया जाना चाहिए।

9.11 Continuous Improvement को संगठन की आदत बनाना

Continuous Improvement यानी निरंतर सुधार का अर्थ है नियमित रूप से यह जांचना कि काम किस तरीके से किया जा रहा है और मौजूदा व्यवस्थाएं अभी भी प्रभावी हैं या नहीं।

Five-S कार्यस्थल को अधिक स्पष्ट और व्यवस्थित बनाकर इस आदत को विकसित करने में मदद कर सकता है। कर्मचारी अनावश्यक वस्तुओं की पहचान कर सकते हैं, Storage Locations पर दोबारा विचार कर सकते हैं, Visual Identification को बेहतर बना सकते हैं और अधिक व्यावहारिक Standards के सुझाव दे सकते हैं।

हर सुधार का बहुत बड़ा होना जरूरी नहीं है। छोटे बदलाव भी बार-बार होने वाली परेशानियों को कम कर सकते हैं, जिम्मेदारियों को स्पष्ट बना सकते हैं या किसी असामान्य स्थिति को जल्दी पहचानने में सहायता कर सकते हैं।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सुधार अनुशासित और प्रमाण-आधारित होना चाहिए। किसी बदलाव से वास्तविक समस्या का समाधान होना चाहिए, संबंधित Controls का पालन होना चाहिए और बाद में उसकी समीक्षा करके यह देखना चाहिए कि वह अपने उद्देश्य में सफल रहा या नहीं।

Pipe Shop – East Yard के मामले में ऐतिहासिक Certificate, Workplace Management के लिए प्राप्त मान्यता पर चर्चा करने का आधार देता है। लेकिन लंबे समय की सफलता का पूरा आकलन करने के लिए यह जानना जरूरी होगा कि Certificate की अवधि के बाद Standards को किस प्रकार बनाए रखा गया और बदलती परिस्थितियों के अनुसार उनमें क्या सुधार किए गए।

अंतिम अध्याय में इन सभी विषयों को एक साथ जोड़ते हुए इस परियोजना से मिलने वाली उन सीखों पर चर्चा की जाएगी जिन्हें उपलब्ध प्रमाणों के आधार पर जिम्मेदारी से प्रस्तुत किया जा सकता है।

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अध्याय 10 — कार्यस्थल की उत्कृष्टता की स्थायी विरासत

10.1 इस पहल के उद्देश्य को फिर से समझना

Mazagon Dock Limited के SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard का यह Case Study औद्योगिक कार्यों में Workplace Management यानी कार्यस्थल के व्यवस्थित प्रबंधन के महत्व को समझाता है।

उपलब्ध परियोजना संबंधी जानकारी के अनुसार, इस विभाग से जुड़ा Five-S Workplace Management System था। इसके लिए वर्ष 2015 में 5S Certificate जारी किया गया था, जिसकी बताई गई Validity वर्ष 2018 तक थी। ये विवरण इस Case Study के ऐतिहासिक संदर्भ को स्पष्ट करते हैं।

इस Certificate को Shipbuilding और Marine Engineering जैसे बड़े औद्योगिक क्षेत्र के संदर्भ में समझना चाहिए। ऐसे क्षेत्रों में Tools, Materials, Equipment, Records और कार्य करने के वातावरण का सही प्रबंधन महत्वपूर्ण होता है, क्योंकि इन्हीं परिस्थितियों में तकनीकी कार्य किए जाते हैं।

इसका मुख्य संदेश सरल है: कार्यस्थल पर उत्कृष्टता केवल साफ-सफाई या अच्छी दिखावट से प्राप्त नहीं होती। इसके लिए एक व्यवस्थित तरीका जरूरी है, जिसके अंतर्गत यह तय किया जाए कि कार्यस्थल पर कौन-सी वस्तुएं आवश्यक हैं, उन्हें कहां रखा जाना चाहिए, सफाई कैसे बनाए रखनी है, काम के लिए एक समान Standards कैसे तय करने हैं और उन Standards को लंबे समय तक प्रभावी कैसे रखना है।

Five-S इन सिद्धांतों को रोजमर्रा के काम में लागू करने के लिए एक व्यावहारिक Framework प्रदान करता है।

10.2 यह Case Study किन बातों की पुष्टि करता है

उपलब्ध जानकारी की समीक्षा से तीन मुख्य निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं।

पहला निष्कर्ष: उपलब्ध परियोजना रिकॉर्ड में SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard से जुड़ी Five-S Certification की एक विशेष उपलब्धि का उल्लेख है, जो वर्ष 2015 से 2018 की अवधि से संबंधित है।

दूसरा निष्कर्ष: कंपनी की प्रकाशित Reports से पुष्टि होती है कि Five-S, Mazagon Dock Shipbuilders Limited के व्यापक Workplace Management Programme का हिस्सा था। कंपनी की 2017–2018 Annual Report में कई Workshops, Offices और Stores में इसके Implementation का उल्लेख है। रिपोर्ट में Internal और External Reviews की व्यवस्थाओं का भी वर्णन किया गया है। बाद की Reports में इस Programme के अंतर्गत आगे की गतिविधियों की जानकारी मिलती है।

तीसरा निष्कर्ष: Five-S कार्यस्थल को व्यवस्थित बनाने, चीजों की पहचान आसान करने, Standards में एकरूपता लाने और कार्य अनुशासन को मजबूत करने के लिए एक उपयोगी Operational Framework प्रदान करता है। ये इस पद्धति के सामान्य उद्देश्य हैं। हालांकि, किसी विशेष विभाग को वास्तव में कितना लाभ मिलता है, यह Implementation की गुणवत्ता और इन प्रक्रियाओं को लंबे समय तक बनाए रखने पर निर्भर करता है।

इन निष्कर्षों में उपलब्ध परियोजना रिकॉर्ड, कंपनी की व्यापक Reports और Five-S के संभावित लाभों के विश्लेषण के बीच स्पष्ट अंतर रखा गया है।

10.3 किन बातों का अनुमान नहीं लगाना चाहिए

एक Professional Case Study में उपलब्ध प्रमाणों की सीमाओं को स्पष्ट करना भी जरूरी है।

दिए गए Certificate के विवरण से यह साबित नहीं होता कि इस पहल के कारण Production Output में निश्चित वृद्धि हुई, Defects कम हुए, दुर्घटनाओं में कमी आई, वित्तीय बचत हुई या कंपनी की Revenue बढ़ी।

इसी तरह, उपलब्ध जानकारी से Implementation से पहले कार्यस्थल की वास्तविक स्थिति, विभाग का Assessment Score या वर्ष 2018 के बाद उसका व्यक्तिगत Certification History भी स्थापित नहीं होता।

इन प्रश्नों की पुष्टि के लिए संबंधित प्रमाणों की आवश्यकता होगी। इनमें Original Certificate, Assessment Reports, Internal Review Documents, Operational Measurements और बाद के Certification Records शामिल हो सकते हैं।

व्यावसायिक विकास पर चर्चा करते समय यह अंतर विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। Workplace Management से परिचालन कार्यक्षमता को समर्थन मिल सकता है, लेकिन कंपनी का प्रदर्शन कई अलग-अलग कारकों पर निर्भर करता है। जब तक संबंधित प्रमाण उपलब्ध न हों, तब तक कंपनी की व्यापक व्यावसायिक सफलता का श्रेय केवल एक Certificate को देना उचित नहीं होगा।

ISO 9001 के मामले में भी यही सावधानी जरूरी है। Pipe Shop की इस परियोजना को Five-S Workplace Management Certification के रूप में पहचाना गया है। इसे ISO 9001 Certificate के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जाना चाहिए।

Mazagon Dock Shipbuilders Limited ने ISO 9001 Quality Management से संबंधित गतिविधियों का अलग से भी उल्लेख किया है। उन गतिविधियों का मूल्यांकन उनके अपने Certification Scope और संबंधित तिथियों के आधार पर किया जाना चाहिए।

10.4 भविष्य में सुधार के लिए एक व्यावहारिक मॉडल

इस Case Study में चर्चा किए गए सिद्धांत किसी Pipe Shop या इसी तरह के अन्य औद्योगिक विभाग में भविष्य की Workplace Management Activities के लिए उपयोगी मार्गदर्शन दे सकते हैं।

1. वर्तमान स्थिति को समझना

कार्यस्थल की समीक्षा करें, बार-बार सामने आने वाली समस्याओं की पहचान करें और सुधार का दावा करने से पहले प्रमाणों के आधार पर वर्तमान स्थिति का रिकॉर्ड तैयार करें।

2. Materials और Equipment को व्यवस्थित करना

आवश्यक वस्तुओं की पहचान करें, उनके लिए उपयुक्त स्थान निर्धारित करें और स्वीकृत आवश्यकताओं के अनुसार Visual Identification को स्पष्ट तथा सही बनाए रखें।

3. Standards बनाना और उनकी समीक्षा करना

जिम्मेदारियां तय करें, व्यावहारिक Cleaning और Inspection Routines बनाए रखें तथा नियमित Reviews के माध्यम से निर्धारित Standard से होने वाले अंतर की पहचान करें।

4. Employees और Supervisors को शामिल करना

व्यावहारिक सुझावों को प्रोत्साहित करें, जिम्मेदारियों को स्पष्ट रखें और Workplace Organization को रोजमर्रा के काम का हिस्सा बनाएं।

5. सुधार को मापना और बनाए रखना

उपयोगी Indicators की निगरानी करें, बार-बार सामने आने वाली समस्याओं को दूर करें और परिचालन आवश्यकताओं में बदलाव होने पर Standards को अपडेट करें।

यह भविष्य में सुधार के लिए सुझाया गया एक व्यावहारिक मॉडल है। इसे Pipe Shop में अतीत में वास्तव में की गई ऐसी गतिविधियों का प्रमाण नहीं माना जाना चाहिए, जिनका कोई रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं है।

10.5 Workplace Excellence का व्यापक अर्थ

Workplace Excellence यानी कार्यस्थल पर उत्कृष्टता बनाए रखना अंततः सभी संबंधित लोगों की साझा जिम्मेदारी है।

Management को सही दिशा, मार्गदर्शन और आवश्यक संसाधन उपलब्ध कराने चाहिए। Supervisors को Standards के पालन को प्रोत्साहित करना चाहिए और कामकाज से जुड़ी समस्याओं पर उचित कार्रवाई करनी चाहिए। Employees को निर्धारित व्यवस्थाओं को समझना और उनका पालन करना चाहिए, असामान्य स्थितियों की जानकारी देनी चाहिए तथा अपने व्यावहारिक अनुभव से सुधार में योगदान करना चाहिए। Review Mechanisms के माध्यम से यह जांचा जाना चाहिए कि System अपेक्षा के अनुसार काम कर रहा है या नहीं।

जब ये सभी जिम्मेदारियां एक-दूसरे के साथ तालमेल में काम करती हैं, तब Workplace Management केवल कभी-कभी चलाए जाने वाले अभियान तक सीमित नहीं रहता। यह संगठन के नियमित कार्य अनुशासन का हिस्सा बन सकता है।

एक बड़े औद्योगिक संगठन में ऐसा अनुशासन परिचालन प्रक्रियाओं में एकरूपता, Quality Awareness, संसाधनों के बेहतर उपयोग और Continuous Improvement जैसे व्यापक उद्देश्यों को समर्थन दे सकता है।

इसका योगदान तब अधिक सार्थक होता है, जब कार्यस्थल की व्यवस्थाएं वास्तविक परिचालन जरूरतों के अनुरूप हों और उनके प्रभाव का मूल्यांकन उचित प्रमाणों के आधार पर किया जाए।

10.6 अंतिम निष्कर्ष

Mazagon Dock Limited के SB-Workshop & Office of Pipe Shop – East Yard से संबंधित Five-S Certificate वर्ष 2015–2018 की बताई गई अवधि में Workplace Management से जुड़ी एक उपलब्धि को दर्शाता है। इसका महत्व Five-S द्वारा प्रदान किए जाने वाले उस व्यवस्थित तरीके में है, जिसके माध्यम से कार्यस्थल को व्यवस्थित रखा जा सकता है और अच्छी कार्य आदतों को लंबे समय तक बनाए रखने का प्रयास किया जा सकता है।

Mazagon Dock Shipbuilders Limited का व्यापक इतिहास औद्योगिक क्षमता, गुणवत्ता, तकनीकी विकास और प्रक्रियाओं में सुधार के महत्व को दर्शाता है। Five-S व्यवस्थित कार्यस्थल, स्पष्ट Standards, साझा जिम्मेदारी और नियमित समीक्षा को प्रोत्साहित करके इन प्राथमिकताओं को समर्थन दे सकता है।

हालांकि, ऐसी पहल का दीर्घकालिक महत्व केवल Certificate के अस्तित्व से तय नहीं होना चाहिए। यह इस बात पर निर्भर करता है कि कार्यस्थल के Standards कितने उपयोगी बने रहते हैं, कर्मचारी उनका लगातार पालन करते हैं या नहीं, समस्याओं को प्रभावी ढंग से दूर किया जाता है या नहीं और सुधार के दावों को विश्वसनीय प्रमाणों से समर्थन मिलता है या नहीं।

इस Case Study से मिलने वाली व्यापक सीख केवल एक Workshop तक सीमित नहीं है। किसी भी औद्योगिक संगठन में Operational Excellence नियमित और अनुशासित कार्य आदतों से विकसित होती है। इसके लिए नेतृत्व का सहयोग, कर्मचारियों की भागीदारी, उपयुक्त Management Systems और लगातार सीखने की इच्छा जरूरी है।

इस Case Study का स्थायी संदेश यही है कि Certification कार्यस्थल में सुधार की यात्रा का एक महत्वपूर्ण पड़ाव हो सकता है, लेकिन उस सुधार को लंबे समय तक मूल्यवान बनाए रखने का वास्तविक आधार निरंतर कार्य अनुशासन है।

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