तुरंत प्राप्त करने योग्य और सुलभ दस्तावेज़ों पर SDAB के नियम

ISO/IEC मानक 17025 की शर्त 4.13.1.2 के अनुसार, अभिलेखों को स्पष्ट रूप से रखा जाना चाहिए और उन्हें ऐसे कार्यालयों में सुरक्षित रूप से संग्रहित किया जाना चाहिए जहाँ उचित वातावरण उपलब्ध हो ताकि उन्हें नुकसान या क्षय से बचाया जा सके और किसी भी प्रकार की हानि से बचा जा सके। संक्षेप में, ISO/IEC मानक 17020 के अनुसार, अभिलेखों की समय पर उपलब्धता अनिवार्य है। स्थानीय मूल्यांकन की योजना बनाने और उसे संचालित करने के संबंध में, SDAB अक्सर अनुरूपता मूल्यांकन निकायों (CABs) को भेजे जाने वाले दस्तावेजों में “तुरंत प्राप्त करने योग्य” या कभी-कभी “तुरंत सुलभ” वाक्यांश का उपयोग करता है। “तुरंत प्राप्त करने योग्य/सुलभ” के अर्थ को लेकर विवाद होने के कारण, हमने निम्नलिखित नियम को अपनाया है।

कुशल ऑन-साइट मूल्यांकन के लिए, SDAB योजना पत्रों में आमतौर पर CAB से यह अपेक्षा की जाती है कि वे विशिष्ट रणनीतियों, संरचनाओं, दस्तावेजों, पुष्टिकरणों आदि को “तुरंत उपलब्ध” कराएं, ताकि मूल्यांकन के दौरान मूल्यांकनकर्ताओं और CAB का महत्वपूर्ण समय उल्लिखित दस्तावेजों को खोजने में बर्बाद न हो। SDAB मूल्यांकनों की लागत, अन्य सभी प्रमाणन निकायों की तरह, इस बात पर निर्भर करती है कि मूल्यांकनकर्ताओं को कितना समय स्थानीय स्तर पर बिताना पड़ता है। उल्लिखित दस्तावेजों को तुरंत उपलब्ध कराकर, CAB स्थानीय स्तर पर लगने वाले समय को कम कर सकते हैं, बजाय उन दस्तावेजों को खोजने के जो उन्हें मूल्यांकनकर्ताओं को ISO मानकों, नियमों या SDAB प्रमाणन मॉडलों के अनुपालन का वस्तुनिष्ठ प्रमाण देने के लिए प्रस्तुत करने होते हैं। इस प्रकार, मूल्यांकन के लिए पूरी तरह से तैयार रहना सभी के हित में है।

“तत्काल सुलभ/प्राप्त करने योग्य” से तात्पर्य यह है कि योजना पत्र में उल्लिखित दस्तावेज़, मौके पर मूल्यांकन के दौरान मांग किए जाने पर तुरंत उपलब्ध हों। कई बार, मूल्यांकन प्रक्रिया के दौरान अतिरिक्त दस्तावेज़ों की आवश्यकता हो सकती है, जिनका उल्लेख योजना में नहीं किया गया हो। ऐसे मामलों में, SDAB समझता है कि CAB को अतिरिक्त दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए उचित समय चाहिए। इन मामलों में तत्काल सुलभ/प्राप्त करने योग्य का अर्थ CAB की रिपोर्ट नियंत्रण प्रणाली, कार्यबल की उपलब्धता या अन्य कारणों के आधार पर भिन्न हो सकता है। तत्काल सुलभ/प्राप्त करने योग्य माने जाने वाले दस्तावेज़ों को तैयार करने के लिए टैक्सी को 60 मिनट से लेकर पूरे दिन या मूल्यांकन के अगले दिन तक के लिए प्रबंधित किया जाना चाहिए।

उल्लिखित दस्तावेज़ों को तुरंत प्राप्त करने की क्षमता न होने पर चेतावनी जारी की जा सकती है या कभी-कभी सुधारात्मक कार्रवाई अनुरोध (CAR) भी जारी किया जा सकता है। यदि चेतावनी या CAR जारी करना आवश्यक हो जाता है, तो मूल्यांकनकर्ताओं को विवेक का प्रयोग करना चाहिए और ऐसा तभी करना चाहिए जब अलग दिशानिर्देशों के साथ अवज्ञा का उल्लेख करने का कोई अन्य तरीका न हो।

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